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Zeitmanagement: Mit cleverer Planung mehr erreichen

Lesezeit: 2 Minuten Planungsmuffel sind der Meinung, dass eine gedankliche Vorausschau nicht viel bringt. Wenn sich jedoch der Schreibtisch unter den noch zu erledigenden Aufgaben biegt und der Zeitdruck zunimmt, dann muss schnell eine Lösung her. Denn es bringt nichts, sich blindlings in (oft noch die falschen) Aktivitäten zu stürzen. Wie Sie dabei vorgehen können verraten Ihnen die heutigen drei Planungstipps.

2 min Lesezeit
Zeitmanagement: Mit cleverer Planung mehr erreichen

Zeitmanagement: Mit cleverer Planung mehr erreichen

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1. Werden Sie sich über Ihre Ziele klar

Nichts ist unproduktiver als sich wild ins Getümmel zu stürzen und zu hoffen, dass der Aufgabenberg schon irgendwie abgetragen wird. Wenn Sie viele Projekte vor sich haben finden Sie zuerst heraus, was unter den Nägeln brennt und was für Sie selbst wichtig ist. Legen Sie dann eine Reihenfolge fest und fangen Sie an. Und zwar eine Aufgabe nach der anderen. Nichts ist gefährlicher als vermeintlich cleveres Multitasking (das sowieso nicht funktioniert) oder das chaotische Hin- und Herspringen zwischen den Aufgaben.

Sie werden schnell feststellen, dass sich ein Zufriedenheitsgefühl einstellt, wenn Sie einige wichtige Dinge erledigt haben. Und das selbst dann, wenn vieles auf Ihrer Aufgabenliste noch nicht abgehakt ist.

2. Planen Sie schriftlich, realistisch und ergebnisorientiert

Schriftlich zu planen ist unabdingbar, denn nur was Sie schwarz auf weiß vor sich sehen hat Bestand. Das Gehirn und Ihr Unterbewusstsein beschäftigen sich ganz anders damit, als wenn Sie nur einen flüchtigen Gedanken an Ihre Aufgaben verschwenden würden. Realistisch zu planen bedeute, dass Sie die Handlungsabläufe geistig vorwegnehmen und sich ausrechnen, wie viel Zeit Sie dafür benötigen. Doch Vorsicht, denn hier lauert eine Gefahr.

Ihre Projekte haben nämlich die unangenehme Eigenschaft, sich der geplanten Zeit anzupassen. Die Folge: Sie brauchen genau die Zeit, die Sie sich dafür nehmen. Rechnen Sie deshalb sehr genau, um nicht zu viel Zeit zu verschwenden. Natürlich werden Sie sich anfangs häufig verschätzen, doch im Laufe der Zeit werden Ihre Vorhersagen immer präziser.

Haben Sie dann ein Zeitlimit festgelegt, arbeiten Sie konzentrierter und lassen sich weniger ablenken. Ergebnisorientiert zu planen heißt, dass Sie sich nicht notieren „Bericht erstellen“, sondern „Bericht fertiggestellt“. Denn Sie wollen ja ein Ergebnis erreichen und den Bericht nicht um der Tätigkeit willen schreiben.

3. Gehen Sie Schritt für Schritt vor

Haben Sie Ihre Planung abgeschlossen, dann legen Sie die Reihenfolge fest, in der Sie Ihre Aufgaben abarbeiten wollen. Zuerst legen Sie fest, was Sie unbedingt tun müssen. Das sind die Aufgaben mit höchster Dringlichkeit und Wichtigkeit, aber auch diejenigen, die in absehbarer Zeit wichtig werden können. Dann kommen die Projekte an die Reihe, die nicht ganz so laut nach Aufmerksamkeit schreien.

Das sind jene Aufgaben, denen Sie sich zuwenden, wenn Ihre wichtigsten Dinge erledigt sind oder mit denen Sie ins Stocken kommen, weil Sie zum Beispiel auf Zuarbeiten anderer angewiesen sind. Und schließlich bleibt noch die Entscheidung, welche Arbeiten Sie abgeben oder auslagern können.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Bildnachweis: spaxiax / stock.adobe.com

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