Zunächst muss geklärt werden, ob hier ein Tarifvertrag gilt und ob dieser Regelungen zum Übertrag von Resturlaub enthält. Ist dies nicht der Fall, gelten die Standardregelungen des Bundesurlaubsgesetzes. Danach verfällt Resturlaub normalerweise mit Ablauf des Kalenderjahres, in Ausnahmen am 31.03. des Folgejahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
Von dieser Regel kann aber durch eine entsprechende Vereinbarung abgewichen werden. Zwar gibt es in oben genanntem Fall keine ausdrückliche Vereinbarung. Dadurch, dass Resturlaub in der Vergangenheit aber immer wieder ins neue Jahr mitgenommen wurde, könnte ein Fall der der betrieblichen Übung vorliegen.
Danach haben die Mitarbeiter Anspruch auf eine Leistung, wenn der Arbeitgeber sie mindestens 3 Mal ohne Einschränkung und Vorbehalte gewährt, er also beispielsweise den Resturlaub 3 Jahre lang ins Folgejahr übernimmt. Hier liegt ein solcher Fall vor, weil der jeweils abgelaufene Resturlaub in den Lohnzetteln ausgewiesen wurde. Damit wurde stillschweigend zum Ausdruck gebracht, dass den betroffenen Mitarbeitern dieser Resturlaub noch zustehen soll. Ausgezahlt werden muss der Resturlaub im Regelfall aber nicht. Eine sogenannte Urlaubsabgeltung sieht das Bundesurlaubsgesetz nur für den Fall vor, dass der Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden kann.
Tipp: Sehen Sie sich einem ähnlichen Problem gegenüber, versuchen Sie mit Ihren Arbeitnehmern, die noch viel Resturlaub aus den Vorjahren haben, eine einvernehmliche Regelung zu treffen (z.B. dass wegen betrieblicher Belange nur die Hälfte des Resturlaubs genommen werden kann).
Zudem sollten Sie sich von der betrieblichen Übung lösen, indem Sie 3 Jahre hintereinander offenen Resturlaub am 31.03. des Folgejahres verfallen lassen. Machen die Mitarbeiter dies 3 Jahre unwidersprochen mit, sind Sie aus der betrieblichen Übung "raus".