Jährliche Zählerablesung langfristig planen
Zunächst ist wichtig, dass Sie Ihren Termin mit der Ablesefirma nicht allzu kurzfristig ausmachen, denn 10 bis 14 Tage zuvor muss der Termin Ihrem Mieter angekündigt worden sein. Dabei zeigt die Praxis, dass Termine am frühen Morgen und am späten Nachmittag für die meisten Mieter am günstigsten sind.

Bei Ihrer Ankündigung sollten Sie Ihrem Mieter unbedingt Name und Telefonnummer der Ablesefirma mitteilen und ihn auffordern, bei Verhinderung der Zählerablesung rechtzeitig abzusagen und einen neuen Termin auszumachen. Nach Meinung der Gerichte sind die Mieter hierzu verpflichtet. 

Zählerablesung durch Mieter
Nicht verpflichtet ist Ihr Mieter aber, seinen Wohnungsschlüssel Ihnen oder einer anderen Person im Haus für die Zählerablesung zu überlassen. Denn er braucht es nicht zu dulden, dass in seiner Abwesenheit seine Wohnung betreten wird.

Haben Sie Vertrauen zu Ihrem Mieter können Sie auch bitten, zum Stichtag selbst seine Zähler in der Wohnung abzulesen und ihnen das Ergebnis mitzuteilen. Das geht aber nur mit zuverlässigen Mietern: Stimmen der Zählerstand oder der Ablesetermin nicht, wird auch die Betriebskostenabrechnung nicht korrekt sein.

Hat der Mieter Ihnen bzw. den Ablesedienst nicht rechtzeitig seine Verhinderung mitgeteilt, weshalb zusätzliche Kosten anfallen, muss Ihr Mieter Ihnen diese Kosten als Schadensersatz ersetzen. Ein Recht, die unnötigen Kosten direkt beim Mieter zu kassieren, hat die Ablesefirma aber nicht, denn zwischen ihr und dem Mieter besteht kein Vertragsverhältnis.