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Rückstände in der Aufgabenerledigung: Welche Arbeitsorganisation passt dazu?

Lesezeit: 2 Minuten Arbeitsorganisation ist niemals etwas Statisches. Und wenn Sie merken, dass sich trotz aller Bemühungen Rückstände in Ihrer Aufgabenerledigung aufgebaut haben, sollten Sie Ihre Arbeitsorganisation anpassen. Nachfolgend erhalten Sie vier Tipps, wie Sie Rückstände zuverlässig abbauen.

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Rückstände in der Aufgabenerledigung: Welche Arbeitsorganisation passt dazu?

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Kennen Sie das? Sie arbeiten fleißig Ihre Aufgaben ab, doch die Arbeit nimmt kein Ende. Bestimmte Vorgänge und Aufgaben bleiben immer wieder liegen. Sie terminieren sie für heute, schaffen es nicht, verschieben auf morgen plus fünf andere Vorgänge, die Sie heute auch nicht geschafft haben. Das summiert sich immer mehr, bis Sie der Wahrheit nicht mehr ausweichen können: Sie haben in Ihrer Arbeitsorganisation Rückstände aufgebaut. Die folgenden vier Tipps helfen Ihnen, diese Rückstände systematisch wieder abzubauen und so Ihre Arbeitsorganisation im Büro zu verbessern.  

Tipp 1 zur Arbeitsorganisation: Überblick verschaffen
Falls Sie eine normale to-do-Liste führen und es trotzdem zu den Rückständen gekommen ist, macht es keinen Sinn, diese Aufgaben weiterhin in Ihrer üblichen to-do-Liste einzuarbeiten. Listen Sie stattdessen auf einer DIN-A4-Seite sämtliche Arbeiten auf, mit denen Sie im Rückstand sind. Diese Liste gibt Ihnen – neben tagesaktuellen Aufgaben – den Überblick, wo Ihre Arbeitsorganisation ansetzen muss. Überblick ist das eine, doch allein eine Liste zu erstellen, wird nicht ausreichen.

Tipp 2 zur Arbeitsorganisation: Priorität und Dauer ermitteln
Betrachten Sie jede Aufgabe und konkretisieren sie sie.

  1. Kann ich diese Aufgaben delegieren?
    Wenn ja, dann aufschreiben an wen, dies sofort erledigen und die Aufgabe von der Liste streichen.
  2. Welche Priorität hat diese Aufgabe?
    Geben Sie jeder Aufgabe ein A, B, C oder 1., 2., 3 oder verschieden viele Sternchen.
  3. Wie lange dauert die Erledigung?
    Schreiben Sie hinter jede Aufgabe die geschätzte Erledigungsdauer.

Dann könnte ein Eintrag in Ihrer Liste so aussehen: Textbaustein entwickeln für Mailanfragen / B / 10Min.

Tipp 3 zur Arbeitsorganisation: Reservieren Sie Zeit
Einen Rückstand können Sie in einer Hauruck-Aktion abarbeiten. Wenn es aber zu Rückständen gekommen ist, haben Sie sicher nicht "plötzlich" einen kompletten Arbeitstag zur Verfügung, um die Rückstände abzuarbeiten. Realistischer ist es wahrscheinlich, Ihre Rückstandsliste in kleinen Schritten abzuarbeiten. Und zwar täglich. Planen Sie dazu täglich eine feste Zeit ein, in der Sie Ihre Rückstände abtragen. Das kann eine Stunde am Morgen direkt nach Arbeitsbeginn sein, nach der Mittagspause oder die letzte halbe Stunde vor Feierabend. Wichtig ist, dass Sie diese Punkte einhalten:

  1. täglich
  2. gleiche Zeit
  3. gleiche Mindestdauer
  4. Reihenfolge ergibt sich aus der Priorität

Tipp 4 zur Arbeitsorganisation: Betreiben Sie Ursachenforschung
Damit Ihre Arbeitsorganisation in Zukunft besser klappt, sollten Sie Ursachforschung betreiben. Stellen Sie fest, warum Sie mit welchen Dingen in Rückstand geraten sind. Überprüfen Sie, welche Faktoren für Sie wirklich maßgeblich waren. Unsere Checkliste gibt Ihnen einige Anregungen, woran Sie dabei denken könnten:

  • fehlende Zeit
  • fehlendes (Fach-)Wissen
  • fehlende Informationen
  • fehlende Motivation
  • Technik (fehlt, zu langsam, fehlerhaft)
  • Perfektionismus
  • "Aufschieberitis"
  • Angst vor Versagen
  • Überschätzung des Erledigungsaufwands
  • Schwatzen mit Kollegen
  • nicht nein sagen können
  • sich verzetteln
  • Dinge nicht zu Ende bringen

Jetzt sind Sie dran – bessere Arbeitsorganisation
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Erstellen Sie sich Ihre Übersichtenliste und konkretisieren sie sie. Tragen Sie sich in Ihren Terminkalender "R-Aufgaben erledigen" ein. Betreiben Sie Ursachenforschung und setzen Sie neue Verhaltensweisen um. Freuen Sie sich, wenn Ihre Rückstände aufgearbeitet sind und Sie in Ihrer Arbeitsorganisation wieder "auf Stand" sind.

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