Stellen Sie sich bei jeder Aufgabe, die es zu erledigen gilt, die folgenden Fragen. Nur wenn Sie alle vier Fragen mit "Ja" beantworten können, sollten Sie die Aufgabe angehen.
1. Frage für eine bessere Arbeitsorganisation: Muss es sein?
Das ist die allerwichtigste Frage überhaupt. Überlegen Sie: Wie oft stürzen Sie sich Hals über Kopf auf ein Projekt, um dann später festzustellen, dass Sie sich diese Arbeit auch hätten sparen können? Die Unterfrage lautet daher: Ist es wichtig? Und: Bringt es mich meinen Zielen näher?
Können Sie dafür ein klares Nein vergeben, dann streichen Sie diese Aufgabe. Das gibt Ihnen mehr Zeit für die Dinge, die Sie interessieren und Sie weiterbringen.
2. Frage für eine bessere Arbeitsorganisation: Muss ich es sein?
Diese Frage schließt sich dann an, wenn Sie eine Aufgabe nicht streichen können. Fragen Sie sich stattdessen: "Kann ich die Aufgabe auch delegieren und falls ja, an wen?". Denn Sie müssen nicht alles selbst machen, auch wenn Sie es gern tun würden, weil Sie ein Perfektionist sind und anderen nichts zutrauen.
Fakt ist, wer delegieren kann, entlastet sich selbst, hat weniger Stress und ein anderer freut sich vielleicht, dass genau er diese Sache übernehmen darf.
3. Frage für eine bessere Arbeitsorganisation: Muss es jetzt sein?
Mit anderen Worten: Müssen Sie die Aufgabe sofort erledigen, weil die Luft brennt oder können Sie es auch auf einen anderen, Ihnen angenehmeren, Zeitpunkt verschieben? Diese Frage ist besonders heikel, denn wenn Sie beispielsweise anderen zuarbeiten müssen, machen die es meistens dringend, um selbst mehr Zeit zu haben.
Tappen Sie deshalb nicht in die Dringlichkeitsfalle und verlieren Sie nicht das große Ganze aus den Augen. Gehen Sie mit Augenmaß vor und suchen Sie sich einen passenden Termin für die Fertigstellung.
4. Frage für eine bessere Arbeitsorganisation: Muss es so sein?
Müssen Sie tatsächlich in der gewohnten Weise vorgehen oder können Sie es vereinfachen? Vielleicht sind ja Ihre Qualitätsanforderungen und damit die aufgewendete Zeit zu hoch? So brauchen Sie zum Beispiel auf eine Mail nicht ausführlich zu antworten, wenn Sie Ihre Antwort auch auf einen einzigen Satz reduzieren können, der in die Betreffzeile passt. So erzielen Sie mit weniger Aufwand gleiche, oder bessere Ergebnisse.