Kennen Sie das? Irgendwann haben Sie "irgendwie" aus der Situation heraus bestimmte Dinge in Ihrem Büro organisiert. Die Briefmarken vom Schreibtisch in die Schublade gepackt. Ihnen dann in der Schublade ganz vorne einen festen Platz gegeben. Aber ist das wirklich eine optimale Lösung? Oder hat sich der typische Spruch bewährt: "Nichts hält so lang wie ein Provisorium"?
Oder wie schnell haben Sie die Betriebsanleitung zur Hand, um die Drucker-Katusche zu wechseln? Finden Sie die Telefonbeschreibung, damit Sie Ihren Anrufbeantworter neu besprechen können? Überprüfen Sie, ob Sie noch Tipps und Anregungen von uns bekommen können oder ob Sie in Ihrem Büro schon topp-organisiert sind.
Arbeitsorganisation Tipp 8: Ablage – ich muss chronologisch sein!
- Situation: Sie geben unterschiedliche Dokumente, die chronologisch geordnet bleiben müssen, in die Ablage.
- Ungünstig: Aufbewahrung als Loseblattsammlung in einem Hängeregister.
- Tipp fürs Büro: Heften Sie die Unterlagen chronologisch in einen Aktenordner oder in Einheft-Hängemappen.
Arbeitsorganisation Tipp 9: Ablage – ich kann auch "wild"!
- Situation: Jetzt sprechen wir über Dokumente, die nicht chronologisch abgelegt werden müssen.
- Ungünstig: Aufbewahrung im Schnell-Hefter oder im AktenAktenordner.
- Tipp fürs Büro: Als Loseblatt im Hängeregister ablegen.
Arbeitsorganisation Tipp 10: Betriebsanleitung – mich soll man auch finden!
- Situation: Betriebsanleitungen, Handbücher von Bürotechnik und Software oder Nachschlagewerke brauchen auch ihren Platz. Finden meist aber keinen. Oder irgendwo. Oder nicht besonders schön. Oder immer am rutschen und "halb am Boden". Vertrauenweckend für potentielle Kunden sieht anders aus.
- Ungünstig: Variante 1: al s Haufen gestapelt. Variante 2: wie Bücher nebeneinander ins Regal gestellt.
- Tipp fürs Büro: Kaufen Sie einheitliche Stehsammler. Finden Sie eine sinnvolle Sortierung, beispielsweise A-E, F-K, L-R, S-Z. Oder Sie unterscheiden nach Betriebsanleitungen (blaue Stehsammler) und Handbücher (hellblaue Stehsammler). Oder nach Hardware/Software oder nach einem System, das für Sie sinnvoll ist.
Arbeitsorganisation Tipp 10 plus 1: Briefmarken – mich kann man auch ordnen!
- Situation: Briefmarken oder offiziell die Postwertzeichen werden in den meisten Büros auf Vorrat gekauft, selten aber in einem geordneten Zustand aufbewahrt. Denn wohin damit, wenn man Postwertzeichen in verschiedenen Werten zur Hand haben will und dazu auch noch die Übersichtstabelle der Post.
- Ungünstig: Denkbar schlecht ist die Lösung, verschiedene Werte durcheinander in einer Schublade oder in einem Umschlag zu sammeln.
- Tipp fürs Büro: Briefmarken nach Werten in separaten Klarsicht-Dokumenthüllen sortieren. Wenn Ihr Vorrat nicht so groß ist, verwenden Sie C6-Klarsicht-Dokumentenhüllen.
Jetzt sind Sie dran – Top-Tipps zur Arbeitsorganisation
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Setzen Sie eine Ihrer Ideen innerhalb von 48 Stunden um. Und freuen Sie sich darüber, dass Sie eine flüssigere Arbeitsorganisation erreichen.