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Mit Aufgabenlisten nie wieder verzetteln

Lesezeit: 2 Minuten Aufgabenlisten sind ein effektives Mittel, den Schreibtisch endlich einmal leer zu räumen und so zu behalten. Mit zwei Aufgabenlisten haben Sie sowohl die kurz- als auch die langfristigen Aufgaben perfekt im Griff und übersehen bei der Zeitplanung nichts mehr!

2 min Lesezeit

Mit Aufgabenlisten nie wieder verzetteln

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Zwei Aufgabenlisten für umfassende Planung
Eine der Aufgabenlisten wird täglich aktualisiert und in Ihrem Tagesplaner geführt. Die andere ist eine allgemeine Aufgabenliste, die auf Ihrem Schreibtisch liegt. Auf dieser allgemeinen Aufgabenliste – etwa auf einzelnen Blättern im DIN A 4-Format – notieren Sie systematisch alle anstehenden Arbeiten und Aufgaben, egal ob groß oder klein in beliebiger Reihenfolge. Schreiben Sie in die Kopfzeile der Blätter Ihrer allgemeinen Aufgabenliste "Datum", "Aufgabe" und "Informationen". Lassen Sie am Rand Luft für Anmerkungen.

In die allgemeine Aufgabenliste…
…sollten Sie keine Aufgaben aufnehmen, deren Erledigung weniger als drei Minuten erfordert, sondern sie sofort erledigen. Sonst brauchen Sie für die Verwaltung der Aufgabe ebenso lange wie für die Erledigung.

Streichen Sie erledigte Aufgaben durch, komplett abgearbeitete Seiten streichen Sie diagonal durch und legen Sie in einem Ordner ab. So können Sie Vorgänge später nachvollziehen.

Gehen Sie die allgemeine Liste jede Woche einmal durch, aktualisieren Sie sie, legen Sie erledigte Seiten ab. Übrig gebliebene Aufgaben übernehmen Sie unter dem ursprünglichen Datum auf eine neue Seite.

Die allgemeine Aufgabenliste stößt jedoch an ihre Grenzen, wenn es um die Terminverwaltung und -planung geht. Dafür benötigten Sie eine tagesaktuelle Aufgabenliste in einem Kalendarium (Kalender, Zeitplanbuch, Tagesplaner…), die die aktuellen Aufgaben und Terminplanung vereint.

Tagesaktuelle Aufgabenliste
Die tägliche Aufgabenliste dient zwei Zwecken:

  • als Wiedervorlage (für Termine und terminierte Aufgaben, die Sie gleich hier unter dem entsprechenden Datum eintragen)
  • zur Strukturierung und Planung Ihres Arbeitstages.

So allgemein wie Ihre allgemeine Aufgabenliste ist, so speziell ist die tägliche Aufgabenliste. Hier notieren Sie die Feinarbeit zur großen Planung, etwa Terminabstimmung und Reisevorbereitung für eine Geschäftsreise.

Nehmen Sie sich am Ende jedes Arbeitstages die allgemeine Liste vor und übertragen Sie Aufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen wollen, auf die tagesaktuelle Liste. Setzen Sie Prioritäten – farblich. Streichen Sie erledigte Aufgaben durch und übertragen Sie unerledigte auf den nächsten Tag / Termin.

Auch für die tägliche Liste gilt: Keine Aufgaben notieren, die Sie nur drei Minuten Zeit zur Erledigung kosten. Die Aufgabenlisten sollen Ihnen Arbeit ersparen, nicht Mehrarbeit verursachen. Damit die Aufgabenlisten nicht unübersichtlich werden, sollten Sie Termine immer optisch von Aufgaben trennen. Sortieren Sie Aufgaben  außerdem nach Telefonaten, Briefen, E-Mails…

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