Keine großen Rechnungen auflaufen lassen
Ein kleines Unternehmen ist gut beraten, in kurzen Abständen Rechnungen zu stellen. Schon zu Beginn der Kundenbeziehung ist es möglich, eine Vereinbarung über einen Betrag zu treffen, ab dem automatisch eine Rechnung gestellt wird.
Davon unberührt sind Vereinbarungen über monatliche Abrechnungen. Sollte dann einmal eine Rechnung nicht bezahlt werden, kann der finanzielle Verlust auf ein erträgliches Minimum reduziert werden.
Wenn Sie hingegen einen großen Auftrag komplett in Rechnung stellen, nachdem Sie die gesamte Arbeit geleistet haben, besteht immer die Gefahr, dass Sie auf einem großen Fehlbetrag sitzenbleiben. Es gibt zum Beispiel Handwerksfirmen, die erst dann die Arbeit fortsetzen, wenn die letzte Rechnung beglichen worden ist.
Freundliche Mahnungen schreiben
Sie haben sicherlich auch schon einmal vergessen, eine Rechnung zu bezahlen. Das ist kein Beinbruch und wenn nach der ersten Mahnung der ausstehende Betrag beglichen wird, ist dies für beide Seiten unproblematisch.
Deswegen sollten Sie insbesondere die erste Mahnung in einem sehr freundlichen und höflichen Ton verfassen. Damit machen Sie deutlich, dass es zwar ein kleines Problem gibt, aber das dessen Lösung sehr einfach ist
Persönlichen Kontakt zum säumigen Kunden suchen
Viele Kleinunternehmer haben recht enge Beziehungen zu ihrem Kundenstamm. Deswegen ist es oftmals die beste Lösung, gar keine Mahnung zu schreiben, sondern persönlich nachzufragen, ob es ein Problem gibt.
Erst wenn das zu nichts führt, ist es notwendig, das Mahnwesen zu starten. Der behutsame Umgang mit Kunden ist auch dann sinnvoll, wenn der Kunde sich nicht ordnungsgemäß verhält. Grenzenlos darf die Geduld eines Unternehmers aber nicht sein.
Wenn Mahnungen keinen Erfolg bringen
Die letzte Möglichkeit, die ein Unternehmer bei ausbleibenden Zahlungen hat, ist die Beauftragung eines Inkassobüros. Allerdings sollten Sie sich vergegenwärtigen, dass in diesem Moment die Kundenbeziehung mit hoher Wahrscheinlichkeit ein endgültiges Ende findet.
Zudem müssen sich schon in dem Moment, indem Sie ein Inkassobüro beauftragen, auf einen Teil ihrer Forderungen verzichten, denn schließlich möchte das Inkassobüro auch verdienen. Deswegen kann das nur der allerletzte Schritt sein und manchmal ist es sogar finanziell günstiger, mit einer ausbleibenden Zahlung zu leben.
Forderungsmanagement möglichst komplett vermeiden
In großen Unternehmen gibt es ganze Abteilungen, die sich mit Forderungsmanagement erfassen. In einem kleinen Unternehmen bleibt dafür kein Raum. Ihre eigene Unternehmenspolitik sollte ein Forderungsmanagement unnötig machen.
Vorkasse ist sicher nicht der richtige Weg, aber durch kleine Rechnungsbeträge und eine gute Kommunikation mit ihren Kunden ist es möglich, das notwendige Forderungsmanagement auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Jede Mahnung, die Sie nicht schreiben müssen, ist ein Gewinn für Ihr Unternehmen.