Sie können nur dann rechtliche Schritte gegen einen Schuldner einleiten, wenn dieser sich mit der Zahlung in Verzug befindet. Dies ist der Fall, wenn
- nach Zugang der Rechnung und Fälligkeit der Forderung 30 Tage vergangen sind.
- der Kunde von Ihnen eine Mahnung bekommen hat.
1. Mustertext Mahnung
Wichtig ist, dass im Betreff Ihres Anschreiben "Mahnung" steht, eine "Zahlungserinnerung" ist nämlich keine Mahnung.
Mahnung Rechnung 12345 vom xx.yy.zzzz
Sehr geehrter Herr Mustermann,
leider ist das Geld aus der oben genannten Rechnung noch nicht auf meinem Konto eingegangen. Ich mahne den Betrag inklusive der Mahnkosten in Höhe von 5,- Euro an und fordere Sie auf, den Gesamtbetrag von xxx umgehend, spätestens bis zum xxx auf mein Konto xxx zu überweisen.
Da Sie sich nun mit der Zahlung in Verzug befinden, werde ich bei Nichtbeachtung rechtliche Schritte einleiten. Zudem werde ich die gesetzlichen Verzugszinsen dem Rechnungsbetrag hinzufügen.
Mit freundlichen Grüßen
Reagiert ein Kunde auf die erste Mahnung nicht, passiert erfahrungsgemäß auch nach der zweiten und dritten Mahnung nichts. Besser ist es, wenn Sie den Kunden anrufen oder persönlich besuchen. Das mag zwar Überwindung kosten, ist aber in vielen Fällen von Erfolg gekrönt.
2. Formulierungshilfe für Ihren Mahnanruf
Kommen Sie sofort zu Sache:
"Guten Tag Herr Müller, hier ist Max Mustermann von der Firma Mustermann und Partner. Ich rufe wegen der Rechnung vom xxx an, die ich bereits am xxx angemahnt habe. Wie können wir die Sache jetzt endgültig aus der Welt schaffen?"
Denken Sie immer daran, dass Sie kein schlechtes Gewissen haben müssen, sondern der säumige Kunde. Sie haben Ihre Leistung erbracht und es ist Ihr gutes Recht, dafür den vereinbarten Betrag zu fordern.
Vielleicht gesteht der Kunde Ihnen, dass er momentan einen finanziellen Engpass hat und die Rechnung nicht bezahlen kann. Bieten Sie in diesem Fall eine Ratenzahlung an und halten Sie das Gesprächsergebnis schriftlich fest. Schicken Sie dem Kunden nach dem Anruf eine Kopie zu.
3. So können Sie eine Zahlungsvereinbarung formulieren
In unserem Telefonat vom xxx kamen wir zu folgender Einigung:
Sie zahlen Ihre Rechnung 12345 vom xxx in 3 Raten von je xxx Euro. Die erste Rate wird am xxx fällig, die zweite am xxx und die dritte am xxx. Zahlen Sie die Raten nicht termingerecht, wird der Restbetrag zuzüglich Verzugszinsen sofort fällig. Bitte schicken Sie mir die Vereinbarung binnen einer Woche unterschrieben zurück. In diesem Fall können wir die Sache ohne weitere rechtlichen Schritten erledigen.
Sie können den Druck noch einmal erhöhen und beispielsweise eine Mahnung per Gerichtsvollzieher zustellen lassen oder einen ausgefüllten Mahnbescheid als letzte Warnung versenden. Wenn auch das nicht weiterhilft, müssen Sie zum letzten Mittel greifen und rechtliche Schritte einleiten.