Was „angemessene“ Bewirtungskosten sind, ist gesetzlich nicht geregelt. Es kommt immer auf die Branchenverhältnisse und die konkreten Umstände des Einzelfalls an. Dabei prüft der Fiskus, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der zu erwartenden geschäftlichen Vorteile, die er mit der Bewirtung seines Geschäftspartners verbindet, diese Kosten ebenfalls verursacht hätte. Typische Prüfkriterien sind die Unternehmensgröße, der Umsatz und Gewinn, die Bedeutung des Repräsentationsaufwands für den Geschäftserfolg, die Stellung des bewirteten Geschäftsfreundes und die Üblichkeit von Repräsentationsaufwand in vergleichbaren Branchen.
Angemessenheit der Kosten: Orientieren Sie sich an diesen 4 Kriterien
- Eine feste Obergrenze gibt es für die Bewirtungskosten nicht. Maßgeblich sind die Größe des Unternehmens, die Höhe des Umsatzes und die Höhe des Gewinns.
- Ob Sie sich mit einem langjährigen Kunden zum Geschäftsessen treffen oder einen potenziellen Neukunden bewirten, ist für die Frage der Angemessenheit der Bewirtungskosten völlig unerheblich.
- Je besser die Geschäfte laufen, desto teurer darf das Geschäftsessen sein. Das gilt auch dann, wenn Sie lediglich einen kleinen Kunden bewirten.
- Das Finanzgericht Hamburg hält Bewirtungskosten in Höhe von (umgerechnet) ca. 100 € je Anlass und Person in der Regel für angemessen. Das Urteil stammt allerdings aus dem Jahr 1994 (FG Hamburg, Urteil vom 05.01.1994, Az.: I 184/91). Andere Urteile sind nicht bekannt geworden. Angesichts der zwischenzeitlichen Kostensteigerungen dürfte heute ein Betrag in Höhe von ca. 175 Euro je Anlass und Person vom Finanzamt akzeptiert werden.
Zusätzlich gilt: Die betriebliche Veranlassung der Bewirtung muss nachgewiesen werden. Notieren Sie sich stets die Namen aller bewirteten Personen und den Grund für das Geschäftsessen (z. B. auf der Rückseite der Restaurantquittung). Dabei darf auch Ihr Name als Gastgeber nicht fehlen. Der Bewirtungsgrund muss möglichst exakt angegeben werden. Allgemeine Angaben wie „Informations- oder Kundengespräch“ braucht der Prüfer nicht akzeptieren.