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Auf den Punkt kommen – Gesprächsprotokolle richtig strukturieren

Lesezeit: 3 Minuten Eine Besprechung zusammen zu fassen ist nicht immer einfach. Vieles von dem, was besprochen wird muss nicht zwangsweise aufgeführt werden, da es den zukünftigen Arbeitsprozess nicht beeinflussen wird. Wichtig ist es, die Ergebnisse für jedermann übersichtlich und verständlich aufzuführen. Eine Matrix kann dabei helfen, nichts zu vergessen.

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Auf den Punkt kommen – Gesprächsprotokolle richtig strukturieren

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Zu den Ursprüngen – Begriffserklärung

Das Wort selbst taucht in der deutschen Sprache seit dem 16. Jahrhundert auf und entstammt dem mittellateinischen Wort "protocollum". Die lateinische Bezeichnung wiederum lehnt sich an das mittelgriechische Wort "protokóllon" an, das mehr oder weniger auf die in dieser Zeitära verwendeten amtlichen Papyrusrollen hinweist und grob "vorgeleimtes Blatt" bedeutet.

Das protokóllon war ein auf die Vorderseite der Papyrusrolle geklebtes Blatt mit bibliografischen Daten, was in etwa dem heutigen Aktendeckel entspricht. Im weiteren Zeitverlauf wurde der Begriff dann für alle möglichen chronologischen Aufzeichnungen verwendet.

Welche Protokollarten gibt es und wozu dienen sie?

Ein Protokoll dokumentiert den Zeitpunkt, die Reihenfolge und die Verantwortlichen eines Vorgangs. Je nach Anforderung können sie nach verschiedenen Kriterien unterschieden werden:

Nach Anfertigungszeitpunkt

  • Vorausprotokoll ("A-priori-Protokollierung") – regelt einen Vorgang, der in der Zukunft liegt.
  • Jetzt-Protokollierung – Niederschreiben der gerade ablaufenden Geschehnisse beziehungsweise Gesprächsinhalte
  • Gedächtnisprotokoll ("A-posteriori-Protokollierung") – nachträgliche Niederlegung der Geschehnisse oder Gesprächsinhalte aus dem Gedächtnis heraus

Nach Inhalten

  • Wortprotokoll – eine genaue Wort-für-Wort Aufzeichnung des Gesagten.
  • Verlaufsprotokoll – eine knappe, sachliche Zusammenfassung im Präsens verfasst; evt. mündliche Beiträge werden in indirekter Rede wiedergegeben.
  • Ergebnisprotokoll – hier werden lediglich die Inhalte und Beschlüsse einer Besprechung aufgezeichnet; die Dokumentation mündlicher Beiträge entfällt. Diese Protokollart zeichnet sich dadurch aus, dass das Beschlossene hergeleitet werden kann.
  • Beschlussprotokoll – ähnlich einer ToDo-Liste, in der nur beschlossene Vorgänge dokumentiert werden; im Gegensatz zum Ergebnisprotokoll kann eine Herleitung der Beschlüsse nicht stattfinden.

Nach Art der Niederlegung

  • Niederschrift – Langschrift oder Kurzschrift
  • Tonträgeraufzeichnung
  • Ton-Bild-Aufzeichnung
  • Logging (Informatik) – selbsttätige Niederlegung von Abläufen in einer Datei

Welche Art von Protokoll Sie als Protokollant wählen, hängt von der Art des Gesprächs sowie dem Zweck seiner Inhalte ab. Sinn und Zweck eines Protokolls ist es immer, Vorgänge rekonstruieren zu können, eine bessere Planung zu ermöglichen, um letztendlich Fehler und Zeitverschwendung zu vermeiden.

Die Anforderungen an ein Protokoll

An ein Protokoll werden hohe Anforderungen gestellt, insbesondere wenn es beweisfest sein muss. Auf Nachfolgendes muss von daher besonders geachtet werden. Ein Protokoll muss

  • inhaltlich richtig sein
  • vollständig sein
  • nachvollziehbare Vorgänge und Ereignisse dokumentieren
  • echt sein
  • Gültigkeit haben (Unterschrift des Protokollanten).

Trifft einer der o.a. Kriterien nicht zu, ist das Protokoll inhaltlich entkräftet.

Die Struktur des Gesprächsprotokolls

In den meisten Unternehmen werden Ergebnisprotokolle angefertigt. Um die Übersicht zu behalten, ist es empfehlenswert, dass Sie sich eine Vorlage für Gesprächsprotokoll erstellen. Dies erleichtert die eigentliche Aufzeichnung, hilft aber auch gleichzeitig den roten Faden nicht zu verlieren. Das nachfolgende Gerüst soll Ihnen bei der Vorlagenerstellung helfen:

Block 1:

  1. Protokollkopf – Gegenstand des Protokolls wie zum Beispiel "Protokoll zur wöchentlichen Teambesprechung"
  2. Aktuelles Datum und Uhrzeit
  3. Thema und oder Ziel des Gesprächs / der Besprechung

Block 2:

  1. Anwesende
  2. Abwesende (entschuldigt / unentschuldigt)
  3. CC / Kopien zur Info
  4. Projekt-, Besprechungsleiter
  5. Protokollant

Block 3:

  1. Streichung erledigter Projekte
  2. Offene Punkte aus dem letzten Protokoll
  3. Feststellung der erreichten Ziele

Block 4:

  1. Tagesordnungspunkte – listen Sie die einzelnen Besprechungspunkte, Themen, Diskussionsgegenstände auf
  2. Unterkategorien – zu den jeweiligen vorgenannten Punkten richten Sie dann Unterkategorien ein, die sich wie folgt gestalten können
    • Bereich / Abteilung
    • Status Quo / Aktueller Stand des Projektes
    • Zielsetzung
    • Actionplan
    • Verantwortlicher
    • Co-Relationen
    • Zeitplan

      Die Inhalte des Gesprächsprotokolls

      1. Inhaltlich muss das Protokoll absolut sachlich aufgebaut sein. Die eigene Person bzw. Ich-Form ist beim Schreiben eines Protokolls irrelevant. Auch persönliche Anmerkungen oder Interpretationen haben in einem Protokoll nichts zu suchen. Konzentrieren Sie sich auf die objektive Darlegung der Fakten, denn es gilt zu bedenken, im Zweifelsfall gilt ein Protokoll unter Umständen als Beweisstück.
      2. Verzichten Sie darauf, Wort für Wort mitzuschreiben und verwenden Sie stattdessen Stichworte oder Abkürzungen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie Ihre eigenen Aufzeichnungen später auch nachvollziehen und lesen können.
      3. Konzentrieren Sie sich sowohl bei der Herleitung als auch bei den Beschlüssen auf die thematisch relevanten Kernaussagen und schreiben Sie nur diese nieder. Eine Herleitung ist zwar wichtig, muss aber nicht allzu ausführlich sein.
      4. Lassen Sie ausreichend Platz, so dass später noch eventuelle Ergänzungen oder Korrekturen zu bereits besprochenen Themen vorgenommen werden können.
      5. Offene Fragen, die nicht durch einen der Anwesenden geklärt werden können, müssen aufgeführt werden und durch die namentlich genannte verantwortliche Person ergänzt werden. Diese Person wird auch gleichzeitig in den CC / Kopieverteiler mit aufgenommen.
      6. Sollten keine Beschlüsse gefasst werden oder sofern Beschlüsse
        weitere Probleme aufwerfen sollten, dann dokumentieren Sie dies in einem
        separaten Block.

      7. In Block 3 können Sie alle offenen oder vertagten Punkte aus dem
        vergangenen Protokoll auflisten. Auch erledigte Projekte, die nicht mehr
        Gegenstand der aktuellen Besprechung sind, können hier aufgeführt und
        namentlich als erledigt deklariert werden. Diese sollten zuerst genannt
        werden. Ist alles abgehakt, dann können Sie zur eigentlichen
        Tagesordnung kommen.

      8. Nennen Sie zu jedem Besprechungspunkt den oder die verantwortlichen
        Personen, so dass bei eventuellen Rückfragen jederzeit ein
        Ansprechpartner zur Verfügung steht.

      9. Für jeden Beschluss, der eine auszuführende Handlung und/oder eine
        Zielsetzung zur Folge hat, muss ein Zeitrahmen, eine Deadline oder
        zumindest ein Meilenstein mit aufgeführt werden.

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