Protokoll schreiben: Am Vorgänger orientieren

Die Art, wie Ihr Vorgänger das Protokoll geführt hat, ist immer eine gute Orientierungshilfe - besonders wenn Sie neu im Job sind. Das soll aber nicht heißen, dass Sie alles genauso machen müssen! Klären Sie mit den Besprechungsteilnehmern, was diese von dem Protokoll erwarten.

Protokoll: Am Vorgänger orientieren
Bevor Sie das Amt des Protokollführers übernehmen, sollten Sie Protokolle vergangener Sitzungen lesen, um sich ein Bild über die Arbeit Ihres Vorgängers zu verschaffen. Anschließend klären Sie mit den Besprechungsteilnehmern, was diese von einem Protokoll erwarten. Können Sie die Vorgaben Ihres Vorgängers übernehmen? Gut – ansonsten sollten Sie ein paar Dinge dringend klären, bevor Sie sich an die Arbeit machen.

Protokoll: Klären Sie vorab Inhalte, Empfänger, Formalien
Klären Sie, was Sie wirklich im Protokoll festhalten sollen, zum Beispiel den Diskussionsverlauf oder nur die Ergebnisse? Weiterhin wichtig: Für welchen Personenkreis ist das Protokoll bestimmt? Nur für die Teilnehmer oder für einen größeren Personenkreis?

Reihenfolge der Teilnehmer im Protokoll
Am Anfang eines jeden Protokolls steht die Teilnehmerliste. Empfindlichere Besprechungsteilnehmer werden der Reihenfolge, in der die Teilnehmer aufgelistet werden, große Bedeutung beimessen. Deshalb: Gibt es keine eindeutige hierarchische Ordnung unter den Teilnehmern, sortieren Sie streng alphabetisch.

Protokoll und Diskussionsteilnahme
Tipp: Wer das Protokoll führt, sollte trotzdem aktiv an der Besprechung teilnehmen – wenn es um "Ihr" Thema geht, sollten Sie jedoch versuchen, sich vom Protokolldienst befreien zu lassen. So können Sie Ihre Ansichten besser in der Diskussion vertreten und geraten nicht in Versuchung, diese ins Protokoll einfließen zu lassen.