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So bauen Sie ein Protokoll in 5 Schritten formal richtig auf

Lesezeit: 2 Minuten Für Protokolle gibt es keine allgemein gültigen DIN-Normen. Für den Aufbau eines Protokolls, den Protokollrahmen, existieren aber dennoch verbindliche Regeln. Lesen Sie, worauf Sie bei einem Protokoll achten müssen und wie Sie ein stilsicheres Protokoll in nur 5 Schritten erstellen können.

2 min Lesezeit

So bauen Sie ein Protokoll in 5 Schritten formal richtig auf

Lesezeit: 2 Minuten

1. Überschrift
Schreiben Sie, welches Ereignis Sie protokollieren. Nennen Sie die Art des Ereignisses (Sitzung, Seminar, Vertragsverhandlung usw.) sowie Ort, Datum und Uhrzeit.

2. Teilnehmer
Nennen Sie die Teilnehmer der Veranstaltung mit Namen und Titel, wenn nötig auch mit Position und Funktion. Listen Sie gegebenenfalls weitere Personen auf, die zwar nicht anwesend sind, aber das Protokoll erhalten sollen. Alternativ können Sie auch eine Kopie der Teilnehmerliste beifügen.

3. Inhalt
Üblicherweise werden Protokolle als Ergebnisprotokolle verfasst. Halten Sie je nach Zielsetzung Beschlüsse, Ergebnisse, Ideen, Befunde und Positionen fest. Gliedern Sie entweder nach Tagesordnungspunkten (TOP) oder nach Wichtigkeit. Sinnvoll ist beispielsweise folgende Struktur:

  • Was ist Fakt? Eine kurze Erläuterung zu Zweck und Ziel des TOPs.
  • Bearbeitung des TOPs, wie beispielsweise Stoffsammlung, Diskussion.
  • Ergebnisse, daraus resultierende Aufgaben mit Zuständigkeit und Zielterminen.

Folgende Informationen dürfen auf keinen Fall im Protokoll fehlen
Heben Sie sie zur besseren Übersicht am besten mit Fettdruck hervor:

  • die Ergebnisse zu den einzelnen Besprechungspunkten,
  • die konkreten Erledigungstermine für jeden einzelnen Punkt und die jeweils,
  • dafür Verantwortlichen (Wer macht was bis wann?) und
  • ein Termin für die Folgebesprechung – falls notwendig.

Diese Informationen sind in einem Ergebnisprotokoll überflüssig
Ein Protokoll zu erstellen heißt auch, Informationen auszuwählen, zu komprimieren und zusammenzufassen. Nicht in ein zeitgemäßes Protokoll gehört in der Regel alles, was nicht konkret der Ergebnissicherung dient, wie beispielsweise

  • selbstverständliche Bestandteile einer Besprechung oder des Ablaufs („Herr Müller begrüßt die Mitarbeiter"),
  • nicht zum Thema oder zum TOP gehörende Punkte/Inhalte,
  • Zwischenäußerungen, die keine Auswirkungen auf das Ergebnis haben,
  • Äußerungen, die keine Zustimmung finden und nicht weiter diskutiert werden,
    Diskussionen, aus denen keine Aufgabe abgeleitet wird.

4. Unterschriften
Unterschreiben Sie das Protokoll mit Orts- und Datumsangabe. Lassen Sie, wenn nötig, Platz für die Unterschriften der weiteren Verantwortlichen, zum Beispiel dem Sitzungsleiter. Falls Sie das Protokoll – ohne Originalunterschriften – elektronisch versenden: Bewahren Sie ein Originalprotokoll mit den Unterschriften der Verantwortlichen in Ihrer Ablage auf.

5. Anlagen
Verweisen Sie auf die Anlagen, die zum Protokoll gehören und zusammen mit dem Protokoll verschickt werden.

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