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Teamsitzung: Protokoll-Vorlage hilft beim Mitschreiben

Lesezeit: 2 Minuten In einer Teamsitzung sollten Sie möglichst genau aufzeichnen, was besprochen wurde, sonst laufen Sie Gefahr, wichtige Punkte der Sitzung wieder zu vergessen. Außerdem sollten bestimmte Formalia bei dem Teamsitzungsprotokoll eingehalten werden. Damit das Mitschreiben wenig Aufwand bedeutet, sollten Sie eine Protokoll-Vorlage verwenden.

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Teamsitzung: Protokoll-Vorlage hilft beim Mitschreiben

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Teamsitzung: Die Protokoll-Vorlage

Auf der Homepage von Microsoft Office können Sie sich für Teamsitzungen kostenlose Protokoll-Vorlagen herunterladen: Office.com: Besprechungsprotokollvorlagen. An diesen Vorlagen können Sie sich bei der Protokollerstellung orientieren. Beachten Sie bei der Auswahl Ihrer Vorlage unbedingt, ob es sich um eine formelle Sitzung handelt oder eine informelle. Je nachdem gelten andere Vorgaben für Ihr Protokoll. Gesetzlich gibt es nur die Vorgabe, dass es ein Protokoll geben soll, aber nicht wie es auszusehen hat.

Für Teamsitzungen die Protokoll-Vorlage selbst erstellen

Eine Teamsitzung ist in der Regel eine informelle Sache, da es sich
eher um ein Kollegengespräch handelt, als um die Festlegung von Regeln. Dafür können Sie eine einfache Protokoll-Vorlage auch selbst auf dem Computer erstellen. Es reicht z. B. eine Word-Tabelle, in die Sie alles Wichtige eintragen.

Hier ein Beispiel:

Anwesende:

Halten Sie fest, welche Teilnehmer an der Teamsitzung teilnehmen und auch, falls aufgrund der zu niedrigen Teilnehmerzahl keine Abstimmung stattfinden kann.
Tagesordnung: Notieren Sie die einzelnen Punkte der Tagesordnung.
TOP 1 Schreiben Sie die Ergebnisse der einzelnen Tagesordnungspunkte nieder. Halten Sie auch fest, wenn es keine Ergebnisse gibt.

Sollten bestimmte Beschlüsse gefasst werden, sollten Sie diese unbedingt
im Protokoll festhalten. Protokollieren Sie den Redner, seine Redezeit
und die Zeit, die ihm dafür eingeräumt wurde, den Besprechungsleiter und
den Protokollführer. Halten Sie fest, ob der Beschluss einstimmig oder
mit welchen Anteilen gefasst wurde.

TOP 2
TOP 3

Alle Mitarbeiter in die Teamsitzung und das Protokoll einbeziehen

Nutzen Sie die Chance, Ihre Mitarbeiter und deren Arbeit besser kennen zu lernen und verteilen Sie alle Aufgaben immer wieder neu. Jeder sollte einmal Protokollführer sein und seine Kunst, Wichtiges zusammenzufassen, zeigen können. Bei der Verlesung des Protokolls werden Ängste, vor großem Publikum zu sprechen verringert.

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