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Arbeitsorganisation: 3 bewährte Methoden gegen wachsende Papierberge

Lesezeit: < 1 Minute Halten Sie immer noch händeringend Ausschau nach einer verlässlichen Methode, Ihre Papierstapel in den Griff zu bekommen? Und möchten Sie damit gleichzeitig mehr Platz auf Ihrem Schreibtisch bekommen? Falls Sie jetzt zweimal genickt haben, dann suchen Sie sich aus den Methoden, die ich Ihnen heute vorstelle, die für Sie passende aus.

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Arbeitsorganisation: 3 bewährte Methoden gegen wachsende Papierberge

Arbeitsorganisation: 3 bewährte Methoden gegen wachsende Papierberge

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1. Methode: Sofort entscheiden statt zwischenzulagern

Statt eingehende Post und Mails zu sammeln, legen Sie in Zukunft sofort fest, wie Sie verfahren wollen. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen offen:

  • wegwerfen/löschen
  • erledigen (sofort bearbeiten oder in die Wiedervorlage)
  • Wiedervorlage (was Sie nicht sofort bearbeiten können oder wollen)
  • delegieren/weitergeben (was Sie nicht selbst bearbeiten können oder müssen)
  • ablegen/abspeichern

2. Methode: Exklusivität statt Masse

Statt immer neue vorübergehende Ablagemöglichkeiten zu schaffen oder die vorhandenen Stapel immer höher werden zu lassen, achten Sie mehr auf Prioritäten. Nur was absolut wichtig ist und kurzfristig bearbeitet werden muss, kommt auf Ihren Schreibtisch. Alles andere verschwindet entweder völlig oder in der Wiedervorlage oder in der Ablage. So werden Sie nicht ständig abgelenkt und können sich auf das konzentrieren, was Vorrang hat. Sie arbeiten ruhiger und entspannter.

3. Methode: Sofort beantworten statt aufzuschieben

Warum schieben so viele Menschen die Beantwortung der realen oder elektronischen Post auf? Weil die Antwort perfekt sein soll. Und weil dazu häufig die Zeit fehlt, wird das Ganze vertagt.
Dabei hat sofort zu antworten zwei große Vorteile:

  1. Die meisten Menschen haben beim unmittelbaren Lesen der Information die besten Ideen für eine Antwort – oder geht es Ihnen anders? Warum also warten oder die Antwort vertagen?
  2. Sie sparen Zeit und sind schneller, wenn Sie den Vorgang nicht für eine spätere Antwort beiseite legen, sondern gleich antworten. Das mag nicht immer vollkommen sein, verschafft Ihnen aber Pluspunkte beim Absender. Denn häufig entscheidet die Schnelligkeit Ihrer Antwort, nicht deren Länge oder vollendete Form.

Bildnachweis: Elnur / stock.adobe.com

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