Sie sind noch nicht ganz sicher, ob Sie überhaupt eine Wiedervorlage benötigen? Und wenn ja, welche Art der Wiedervorlage Sie am besten einrichten? Holen Sie sich in den nächsten beiden Teilen konkrete Anregungen zum Umsetzen.
Was gehört in die Wiedervorlage ?
Alle Aufgaben und Vorgänge, die nicht sofort bearbeitet und erledigt werden, gehören in eine Wiedervorlage. Alles, was erledigt und abgeschlossen ist, gehört in die Ablage! Die Wiedervorlage enthält also alle noch zu bearbeitenden oder schwebenden Vorgänge, die später noch zu erledigt sind, beispielsweise:
- ein Anschreiben beantworten,
- Kassenbelege sammeln,
- Informationen zu einem bestimmten Thema zusammentragen,
- auf eine Antwort warten,
- auf eine Terminbestätigung warten,
- einen Bericht, Präsentation o.ä. vorbereiten
- Werbemaßnahmen planen
- eine Idee ausarbeiten
- …
Wiedervorlage – so haben Sie Teilaufgaben im Blick
Heutzutage sind die meisten Aufgaben sehr umfangreich und dadurch in Teilschritten zu erledigen. Damit keine Termine versäumt werden, werden die Teilaufgaben in einer Wiedervorlage geführt. Denn so ist gewährleistet, dass wie der Name schon sagt, die Aufgaben wieder vorgelegt werden – und wenn alles richtig gemacht wurde, dann natürlich zum richtigen Termin.
Wiedervorlage System: Wiedervorlagemappe
Die Wiedervorlagemappe ist der Klassiker. Im Handel erhalten Sie Wiedervorlagemappen, wahlweise mit zwölf Fächern für die einzelnen Monate oder 31 Fächer für die Tage. Letztere werden oft bezeichnet als Wiedervorlagemappe 1-31. Erstaunlicherweise werden Wiedervorlagemappen oft nur von Sekretärinnen eingesetzt. Doch auch für alle anderen Büromenschen ist dies eine echte Alternative zu jedem Stapel. Der Vorteil ist, dass die Struktur bereits vorgegeben ist. Sie brauchen nur gezielt danach vorgehen und schon gehören Stapel der Vergangenheit an!
Wiedervorlage System: Hängemappen im Hängemappenwagen
Alternativ können Sie Ihre Wiedervorlage auch mittels Hängeregister führen. Sie haben gar nicht so viele Aufgaben, die zwischengelagert werden müssen und pünktlich wieder "auftauchen" müssen? Dann brauchen Sie eher eine kleine Wiedervorlage, beispielsweise:
- 4 Hängeregister mit der Beschriftung 1. Woche, 2. Woche, 3. Woche, 4. Woche. Diese Unterteilung ist sehr grob und der Platz für Unterlagen entsprechend begrenzt.
- 31 Mappen von 1 bis 31 – für jeden Tag des Monats eine Mappe.
- Unterbringen können Sie diese Wiedervorlage dann in einer praktischen Hängemappenbox.
Je nach Umfang Ihrer Wiedervorlage haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Sie sogar sehr gut miteinander kombinieren können, beispielsweise für eine sehr umfangreiche Wiedervorlage, wie sie in Sekretariaten oder bei einer Team-Wiedervorlage benötigt werden:
- 31 Mappen für die Tage (beispielsweise gelbe Mappen)
- 12 Mappen für die Monate des aktuellen Jahres (beispielsweise blaue Mappen)
- 3 Mappen für die nächsten drei Jahre (beispielsweise in rot).
- Hier bietet es sich an, einen Hängemappenwagen zu benutzen, einen Hängemappenständer oder einen Hängemappenschrank.
Haben Sie schon Anregungen erhalten? Wenn nicht: Vielleicht sind Sie schon topp-organisiert oder Sie lesen die Artikelserie "Wiedervorlage" weiter.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation