DIN Brief: DIN 5008 für professionelle Geschäftsbriefe

Ein standardisierter DIN Brief ist wichtig für Ihren unternehmerischen Erfolg. Die DIN 5008 hilft Ihnen, professionelle Geschäftsbriefe zu gestalten. DIN Brief: DIN 5008 für professionelle Geschäftsbriefe

Im Berufsleben schreiben wir tagtäglich Briefe, Faxe und E-Mails. Diese Korrespondenz hinterlässt einen (bleibenden) Eindruck beim Empfänger, ob dieser positiv ist, hängt von der Formulierung und insbesondere von einem einheitlichen DIN Brief ab.

Die schriftliche Kommunikation - Geschäftsbrief, Fax oder E-Mail - ist Teil der Corporate Identity eines Unternehmens und wird als Visitenkarte Ihres Unternehmens wahrgenommen. Damit die Korrespondenz einheitlich und übersichtlich ist, bietet Ihnen die DIN 5008 Schreib- und Gestaltungsregeln, an denen Sie sich orientieren können.

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Mit einem einheitlichen DIN Brief sichern Sie sich einen Wiedererkennungswert und stärken Ihre Außenwirkung. Die DIN steht für Qualität und Professionalität.

Haben Sie eine Vorlage für einen DIN Brief?
Haben Sie im Unternehmen einen einheitlichen standardisierten Brief, der sich an die Schreib- und Gestaltungsregeln der DIN 5008 hält? Sind in Ihren Geschäftsbriefen Schriftart und Schriftgröße immer gleich? Wird das Datum oder die Betreffzeile an der gleichen Stelle und einheitlich geschrieben? Schreiben Sie noch Betreff oder Betrifft? Wie sieht das Anschriftenfeld aus? Lassen noch einige Mitarbeiter vor der PLZ eine Leerzeile oder schreiben den Ort fett?

Entwerfen Sie eine Vorlage für einen DIN Brief
Erarbeiten Sie sich einen einheitlichen DIN Brief, Fax und E-Mail und stärken Sie Ihre Außendarstellung. Eine fehlerhafte Korrespondenz, die sich nicht an die gängigen Regeln hält, kann zu Vertrauensverlust und Imageschäden führen.

Meine Berufspraxis zeigt, dass es in vielen Unternehmen Vorlagen für einen DIN Brief gibt. Meist sind die Unternehmen auch davon überzeugt, dass alle Mitarbeiter sich an diese Briefvorlage halten. Eine Überprüfung zeigt jedoch oft, dass sehr unterschiedliche Brief-Varianten genutzt werden.

So verändern die Mitarbeiter Schriftart und -größe, die Schreibung und Platzierung des Datums, kreieren sich eine eigene Betreffzeile oder passen den Informationsblock eigenständig an die individuellen Bedürfnisse an. Den Mitarbeitern ist oft gar nicht bewusst, dass es Vorlagen im Unternehmen gibt und dass diese für alle verbindlich sind.

Worauf kommt es beim DIN Brief an?
Falls Sie eine neue Vorlage im Unternehmen erarbeiten wollen, schauen Sie sich insbesondere die DIN 5008 Vorgaben für das Adressfeld, Bezugszeile oder Informationsblock sowie Briefschluss genau an. In der Serie DIN Brief finden Sie zu diesen Themen noch weitere Hinweise. So ist es zum Beispiel für das Adressfeld wichtig, dass es die Größe 40 x 85 mm hat und so verankert ist, dass kein Mitarbeiter die Position verändern kann.

In meinen Inhouse Seminaren lasse ich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer oft einen einheitlichen DIN Brief für ihr Unternehmen erarbeiten, was zur Überraschung aller eine beträchtliche Zeit beansprucht. Die genaue Positionierung des Adressfeldes und des Informationsblocks sind besonders zeitintensiv. Meist wird hier mit Positionsrahmen gearbeitet. Für eine professionelle Vorlage müssen alle Punkte gut durchdacht und detailliert festgelegt werden.