Der DIN Brief hält sich an die Schreib- und Gestaltungsregelungen der DIN 5008. Im Anschriftenfeld wird die Adresse des Empfängers eingefügt. Dazu stehen Ihnen 9 Zeilen zur Verfügung. Die ersten drei Zeilen sind Vermerke für die Post, z. B. Post Express, Büchersendung, nicht nachsenden, etc. Ist nur ein Vermerk vorhanden, dann wird dieses in die dritte Zeile geschrieben und die ersten beiden Zeilen bleiben leer.
Gibt es gar kein Postvermerk, dann bleiben alle drei Zeilen leer. In der Praxis werden meist nur eine oder zwei Zeilen zur Absenderzeile freigelassen, obwohl kein Postvermerk vorhanden ist. Der Abstand zwischen Absenderzeile und Adresse scheint den meisten Briefschreibern zu groß.
DIN Brief: Nach der DIN 5008, soll das Anschriftenfeld so aussehen:
Mustermann, Musterstraße 5, 10111 Musterstadt
- Moritz-Seminare
- Frau Viola Moritz
- Weydingerstraße 20
- 10178 Berlin
Im Anschriftenfeld sind der Absender und die eigentliche Adresse doch sehr weit auseinander gerissen. Abhängig von der ausgewählten Schriftart und -größe würde der Abstand bis zu 2cm betragen. Wichtig ist, dass Sie im Unternehmen einen einheitlichen Standard für Ihren DIN Brief festlegen, so dass der Brief optisch immer gleich aussieht.
Die Position sowie die Größe des Anschriftenfeldes sind in der DIN 5008 festgelegt. Das Anschriftenfeld ist 40 x 85 mm und passt in das Sichtfenster des Briefumschlages.
Die Briefpapiervorlagen der einzelnen Unternehmen variieren und sind meistens der Kreativität der Grafiker überlassen, der sich jedoch an den Vorgaben der DIN 676 orientieren sollte. Die DIN 676 bestimmt zwei Größen für den Briefkopf: Form A für kleinere Unternehmenslogos in der Höhe des Briefkopfes mit 27 mm und Form B für die übliche Variante der Geschäftsbriefe in der Höhe des Briefkopfes mit 45 mm.
Der Absender wird bei Form A 2 cm zum linken Blattrand und 2,7 cm zum oberen Blattrand eingefügt. Bei Form B wird der Absender 2 cm zum linken Blattrand und 4,5 cm zum oberen Blattrand eingefügt. Die Schriftgröße kann zwischen 6 und 8 Punkt liegen, beachten Sie, abhängig von der Schriftart, dass sie noch lesbar ist.
Für eine standardisierte Brief DIN ist es wichtig, dass Sie im Unternehmen eine einheitliche Form festlegen und der Absender immer in der gleichen Art und Weise dargestellt wird. Nach dem Absender wird ein waagerechter Strich eingefügt, um den Absender optisch von der Adresse zu trennen.
DIN Brief: Beispiel für das Anschriftenfeld
(45 mm zum oberen Blattrand und 20 mm zum linken Blattrand)
Mustermann, Musterstraße 50, 10111 Musterstadt
- Eilbrief
- Frau Dr. Musterfrau
- Musterstraße 77
- 10111 Musterstadt
Die Zeilen 4-9 sind für die Adresse vorgesehen. Die Schriftgröße sollte nicht keiner als 10 Punkt sein, legen Sie dies in Hinsicht auf die Schriftart fest. Mache Schriftarten sind bereits sehr gut bei 10 Punkt lesbar, andere jedoch erst bei 11 oder 12 Punkt.
Gerade für die Adresse gilt: Schreiben Sie fehlerfrei. Dies ist das Erste, was der Empfänger liest. Sollte sich hier bereits ein Fehler einschleichen, geht Ihnen ein erster positiver Eindruck flöten.
DIN Brief: Akademische Grade
Im Anschriftenfeld steht der Titel wie Dr. oder Professor und akademische Grade wie Diplom-Kaufmann, Diplom-Ingenieur vor dem Namen, die Berufs- und Amtsbezeichnung dagegen stehen nach Frau und Herrn:
Frau Rechtsanwältin
Dr. Sabine Schneider
Herrn
Diplom-Kaufmann Stefan Schneider
DIN Brief: Mehrere Adressaten
Auch für die Anrede mehrerer Adressaten gibt es eine Regelung. Schreiben Sie an ein Paar, so sind heutzutage verschiedene Varianten für das Anschriftenfeld möglich: Verheiratet mit gleichem Namen, Doppel- oder Mädchennamen, unverheiratet, Titel nur einer Person.
Frau und Herrn
Dr. Sabine und Stefan Schneider
Frau Gudrun Schmidt-Bauer
Herrn Dietmar Bauer
Frau Liese Lauer
Herrn Ludwig Teller
DIN Brief: Inlands- und Auslandsanschrift
Für die Inlands- und Auslandsanschrift gibt es spezielle DIN 5008 Regelungen für das Anschriftenfeld. Die Länderkennzeichnung (z. B. D-, A-, CH-, …) fällt weg und bei der Auslandsanschrift wird der Ort sowie das Bestimmungsland in Großbuchstaben geschrieben.
Der Ortsname soll möglichst in der Sprache des Empfängerlandes geschrieben werden, da diese Angaben für die Post vor Ort wichtig sind. Das Empfängerland wird in deutscher Sprache geschrieben, da diese Information für die Post in Deutschland wichtig ist.
Modern Living Ltd
Mrs Ella Priece
Dept. Human Resources
LONDON W1J 9BR
GROSSBRITANNIEN
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