Erster Tipp zur Aufgabenbündelung: So gehen Sie vor
Sammeln Sie zunächst gleichartige und wiederkehrende Tätigkeiten. Fassen Sie diese dann in Blöcken zusammen und erledigen Sie diese Aufgaben zusammenhängend. Sie arbeiten damit schneller, müssen sich somit weniger oft auf eine neue Aufgabe einstellen und sparen Vorbereitungszeit. Erledigen Sie also wenn möglich Telefonate, E-Mail-Korrespondenz oder auch die Ablage in einem Rutsch. Um sich schneller auf einen solchen Arbeitsblock einzustellen, beginnen Sie mit einfachen Tätigkeiten.
Warum ist es wichtig, Aufgaben zu bündeln?
Weil die Einarbeitung Zeit erfordert. Bevor Sie eine Aufgabe erledigen, müssen Sie sich in die Thematik einarbeiten. Und diese Zeit brauchen Sie jedes Mal aufs Neue, was sehr ineffizient ist. Je umfangreicher und komplizierter eine Aufgabe ist, desto länger brauchen Sie, um alle wichtigen Informationen parat zu haben.
Planen Sie im Voraus
Fangen Sie nicht an, einfach wild drauflos zu arbeiten, sondern planen Sie Ihren Arbeitstag und damit Ihre Zeitblöcke für die einzelnen Tätigkeiten vorher. Am besten schon abends für den nächsten Tag oder gleich am Morgen. Legen Sie dafür konkrete Zeiten fest. Zum Beispiel für
- Telefonate: Wann wollen Sie telefonisch erreichbar sein und selbst telefonieren? Ideal ist dafür die Zeit kurz vor und nach dem Mittagessen (Leistungstief).
- Routinetätigkeiten: Auch dafür können Sie die Zeit nach dem Mittagessen nutzen. Lesen Sie Fachzeitschriften oder kümmern Sie sich um die Post.
- E-Mails: Checken Sie diese zwei Mal pro Tag. Das dürfte in den meisten Fällen reichen. Außerdem werden Sie so nicht ständig aus Ihrem Arbeitsrhythmus gerissen.
- Pausen: Legen Sie Ihre Pausenzeiten nicht nur fest, sondern halten Sie sich auch daran. Telefonieren oder lesen Sie nicht dabei. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Erholung.
- Erreichbarkeit: Reduzieren Sie Ihre Erreichbarkeit (Tür zu, Hinweisschild, Anrufbeantworter) und geben Sie das Ihrem Umfeld bekannt
Die Vorteile dieses Planungsprinzips liegen auf der Hand: Sie sind konzentrierter, sparen Zeit, weil Sie mit Ihrer Aufmerksamkeit nicht ständig hin- und her springen und Sie schieben seltener auf, weil Sie im Block auch unangenehme Arbeiten erledigen.