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Pufferzeiten in der Zeitplanung brauch‘ ich nicht!

Lesezeit: 2 Minuten Spätestens wenn der Arbeitstag vorüber ist und wie so oft nicht alles abgearbeitet wurde, stellen die meisten Büromenschen ihr Zeitmanagement in Frage. Häufigster Fehler ist dabei das Planen ohne Zeitpuffer. Dieses Vorgehen lässt sich mit zwei Worten bewerten: völlig unrealistisch! Pufferzeiten ist die eingeplante Reservezeit – für Unvorhergesehene und spontane Aktivitäten.

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Pufferzeiten in der Zeitplanung brauch‘ ich nicht!

Pufferzeiten in der Zeitplanung brauch‘ ich nicht!

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Kennen Sie das? Das Meeting sprengt mal wieder jeden Sitz-Rekord und die Erstellung der Präsentation geht Ihnen nicht so schnell von der Hand, wie Sie gedacht haben. Und schon hinken Sie Ihrem schönen Tagesplan gewaltig hinterher. Als dann der Drucker unschöne Streifen druckt und Ihr Chef noch eine Aufstellung verlangt, schimpfen Sie kräftig über Zeitmanagement und Tagesplanung. „Am besten, man arbeitet einfach das ab, was kommt“ ist Ihr Resümee.

Das scheint – kurzfristig gedacht – zu stimmen. In meinen Trainings und Webinaren warne ich jedoch vor dieser Haltung. Mein bestes Argument: Wenn Sie Ihre Zeit nicht verplanen, wird Ihr Umfeld Sie verplanen. Gnadenlos!

Mit Zeitpuffer kann man noch sofort reagieren

Doch beim Planen der Arbeitszeit ist es wichtig, Zeitpuffer einzubauen. So verhindern Sie, trotz guter Planung durch kurzfristig auftretende neue Aufgaben in Zeitdruck zu geraten. Wie hoch der Anteil dieser kurzfristig auftretenden neuen Aufgaben ist, ist je nach Beruf und Hierarchiestufe unterschiedlich.

Eine Sekretärin, die oft auf „Zuruf“ arbeiten muss, weil der Chef kurzfristig die Prioritäten umschmeißt, wird einen größeren Zeitpuffer benötigen als eine Angestellte für den Bereich Buchhaltung. Orientieren Sie sich an Ihren eigenen Erfahrungswerten und planen sie einen entsprechenden Zeitpuffer in Ihre Arbeitszeit mit ein. Erfahrungsgemäß treten immer wieder Situationen auf, die ein sofortiges Reagieren erfordern. Ohne Zeitpuffer wird das nicht gelingen.

Unvorhergesehenes ist mittlerweile die Regel

Verplanen Sie nicht 100 Prozent Ihres Arbeitstages. Mit großer Wahrscheinlichkeit werden Sie von unvorhergesehenen Ereignissen gestört und unterbrochen. Oder Sie haben einen „schlechten Tag“ und erreichen nicht Ihr übliches Leistungsniveau. Denken Sie nur an unerwartete Besucher oder die Technik, die so manche Stunde „stehlen“ können. Wenn man die eigene Zeit bis auf die letzte Minute verplant hat, kommt man an dieser Stelle ins Trudeln.

Zwei Varianten für Zeit- und Pufferplanung

Planen Sie erst einmal mit dem „Standard-Puffer“ 60:40. Also 60 Prozent der geplanten Einheit für die tatsächliche Aufgabe, 40 Prozent für Unvorhergesehenes und Spontanes. Für viele Arbeitsplätze ist auch ein Zeitpuffer von 50:50 realistisch. Sogar 30:70 oder auch 70:30 sind je nach Arbeitsplatz realistisch. Eine allgemeingültige Aussage gibt es nicht. Bedenken Sie bitte, dass die Pufferzeit keine „nichts-tu-Zeit“ ist, sie ist die Zeit für nicht vorausplanbare Arbeitsdinge.

Eine andere Einteilung lautet beispielsweise 60:20:20. Das bedeutet höchstens 60 Prozent für Aufgabenplanung plus 20 Prozent für unerwartete Aktivitäten wie Unterbrechungen, Störungen sowie innere und äußere Zeitdiebe plus 20 Prozent für soziale und spontane Aktivitäten.

Jetzt sind Sie dran – Pufferzeiten einplanen

Überlegen Sie einen Moment, wie hoch Ihr persönlicher Zeitpuffer sein sollte, damit Sie handlungsfähig bleiben. Rechnen Sie sich dann aus, was diese Gewichtung für Ihre tägliche Arbeitszeit bedeutet. Und dann planen und arbeiten Sie die nächsten zwei Woche mit diesem Puffer. Überprüfen Sie dann Ihre Einschätzung und korrigieren Sie Ihren Wert gegebenenfalls.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Bildnachweis: contrastwerkstatt / stock.adobe.com

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