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Personalkosten senken: Mit 7 Maßnahmen zum Ziel

Lesezeit: 2 Minuten Personalkosten gehören zu den variablen Kosten. Diese durch Personalabbau zu reduzieren ist eine Möglichkeit, allerdings verknüpft mit vielen Hürden. Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Einsatz Ihrer Mitarbeiter zu optimieren, nach dem Motto: "Der richtige Mitarbeiter am richtigen Platz".

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Personalkosten senken: Mit 7 Maßnahmen zum Ziel

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Um nachhaltig die Personalkosten zu senken, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Personalstruktur verschaffen. Erheben Sie folgende 7 Kennzahlen:

1. Qualifikation
Ermitteln Sie die Anzahl der Mitarbeiter mit spezieller Qualifikation im Verhältnis zur Gesamtzahl. Die Kennzahl zeigt, ob Sie die verschiedenen Aufgaben in Ihrem Unternehmen ausreichend durch qualifizierte Fachkräfte abgedeckt haben. Gleichen Sie anschließend Arbeitsplatzanforderungen mit Anforderungsprofilen Ihrer Mitarbeiter ab. Damit Sie nicht immer die gesamte Personalakte durchsehen müssen, sollten Sie die wichtigsten Informationen zum Mitarbeiter in einer Personalkarteikarte zusammenfassen:

  • Name, Alter, Familienstand, Zahl der Kinder
  • Abteilung, Einsatzbereich, Standort
  • Eintrittsdatum
  • Eintrittsalter
  • Berufliche Qualifikation
  • Einkommensentwicklung
  • Beurteilungen, Zielerreichung
  • Entwicklung innerhalb des Unternehmens

2. Betriebszugehörigkeit
Neueinstellungen sind teuer, denn Sie müssen die Stelle ausschreiben und den Neuling einarbeiten. Deshalb senkt eine durchschnittlich lange Betriebszugehörigkeit Ihre Personalkosten. Je nach Branche und Unternehmen ist die Stabilität Ihres Mitarbeiterstamms wichtig, um die Kundenbedürfnisse zu erfüllen. Denn mit jeder Kündigung geht Ihnen nicht nur ein Mitarbeiter, sondern auch Know-how verloren.

3. Durchschnittsalter
Teilen Sie die Summe der Lebensalter durch die Mitarbeiterzahl, um das Durchschnittsalter zu errechnen. In Unternehmen, in denen Seriosität und Erfahrung gefragt sind, sind ältere Mitarbeiter ein Plus, in der IT- oder Werbebranche wird eher ein junges Team erwartet.

4. Weisungsrecht
Einsatzort, Zeit und  Aufgabenumfang eines Mitarbeiters können Sie als Vorgesetzter im Rahmen des Arbeitsvertrages bestimmen. Allerdings sind Sie bei Anwendung des so genannten Weisungsrechts an die Vorschrift des billigen Ermessens gebunden Das heißt, dass Ihre Interessen mit denen Ihres Mitarbeiters abgeglichen werden müssen. So ist beispielsweise die Versetzung eines Mitarbeiters mit 2 Kindern schwerer durchsetzbar als die eines kinderlosen Kollegen.

5. Mitarbeitermotivation
Motivierte Mitarbeiter sind effiziente Mitarbeiter. Auch so können Sie Personalkosten einsparen. Vermeiden Sie Über- und Unterforderung, eröffnen Sie Perspektiven und schaffen Sie angenehme Arbeitsbedingungen.

6. Wer fehlt, ist teuer
Wollen Sie bei den Personalkosten sparen, sollten Sie einen Blick auf die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter werfen. Denn Sie zahlen als Unternehmer nicht nur die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, sondern müssen eventuell auch noch eine Ersatzkraft einstellen. Gehen Sie daher den Ursachen eines hohen Krankenstandes immer auf den Grund.

7. Flexibel sein bei Arbeitsspitzen
Schwankt der Arbeitsanfall, ist es günstiger, den Mitarbeiterbedarf den weniger ausgelasteten Zeiten anzupassen und die Spitzen auf andere Weise abzudecken. Ein möglicher Weg ist die Anordnung von Überstunden. Jedoch nur in Notfällen sind Mitarbeiter verpflichtet, die Überstunden zu leisten. Der Vorteil: Sie erhöhen nicht Ihre Personalkosten durch Einstellung neuer Mitarbeiter, die Sie zudem einarbeiten müssten.

Wollen Sie variabel auf Arbeitsspitzen reagieren, sollten Sie flexible Arbeitszeiten vereinbaren. So können Ihre Mitarbeiter länger arbeiten, wenn viel zu tun ist, und früher nach Hause gehen, wenn der Betrieb ruhiger läuft. Alle Stunden werden auf einem Zeitkonto gutgeschrieben, von dem die Mitarbeiter an arbeitsschwachen Tagen Zeit abheben können. Auch Werksferien oder Betriebsurlaub lassen sich in produktionsschwächere Zeiten verlagern.

Beim Personal-Leasing können Sie schnell über zusätzliche Arbeitskräfte verfügen und meist innerhalb einer Woche wieder kündigen. Allerdings sind die Personalkosten durch Leasing höher als bei der Einstellung einer befristeten Aushilfskraft, die Sie zudem selbst auswählen können, was bei der Zeitarbeitsfirma in der Regel nicht der Fall ist.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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