Archivierungskosten vereinfacht berechnen

Für die Berechnung der Archivierungskostenrückstellung lässt die Finanzverwaltung ein vereinfachtes Verfahren zu, bei dem die jährlich wiederkehrend anfallenden Archivierungskosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden. Wie dies genau funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Archivierung von Dokumenten kann ein Unternehmen durchaus vor einige Herausforderungen stellen. Durch die Bildung einer Archivierungskostenrückstellung können Sie das Finanzamt an den hierfür anfallenden Kosten beteiligen.

Normale Berechnung der Archivierungskosten

Für die Berchnung der Archivierungskostenrückstellungen ermitteln Sie die jährlich anfallenden Kosten für die Archivierung eines jeden Jahres gesondert. Hierbei berücksichtigen Sie vor allem die Kosten für die Lagerung der Geschäftsunterlagen, die Kosten für die Abschreibung der Lagerregale und die Personalkosten für die Verwaltung des Archivs und die Einlagerung der Geschäftsunterlagen.

Folgende Kosten können Sie für die Berechnung der Archivierungskostenrückstellung berücksichtigen:

  • Zu den Positionen für eine Archivierungskostenrückstellung gehört in erster Linie der Aufwand für das Einlagern der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen. Ferner die Kosten für die Mikroverfilmung bzw. Digitalisierung der Unterlagen und für das Brennen von CDs und für die Datensicherung. Für die Berechnung können Sie sowohl Sach- als auch Personalkosten ansetzen.
  • Zu den Raumkosten einer Archivierungskostenrückstellung zählen jeweils anteilig: Miete bzw. Gebäude-Abschreibung, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom etc.
  • Berücksichtigen Sie auch die AfA für Regale und Schränke.
  • Berücksichtigungsfähig sind auch die anteiligen Kosten z. B. für den Hausmeister, die Reinigung und die Lesbarmachung der Datenbestände.

Archivierungskostenrückstellung: Vereinfachte Berechnung

Die Archivierungskostenrückstellung können Sie auch vereinfacht berechnen. Hierzu werden die jährlich wiederkehrend anfallenden Archivierungskosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert. Sie müssen daher nicht mehr danach unterscheiden, ob für die Unterlagen eine zehn- oder sechsjährige Aufbewahrungspflicht besteht.

Diese Art der Berechnung der Archivierungskostenrückstellung bietet sich an, wenn die exakte Ermittlung der Archivierungskosten aufwendig ist und der so ermittelte Wert nicht deutlich unter dem bei exakter Berechnung liegt. Allerdings sieht diese Methode einen pauschalen Abschlag von 20 % vor, sofern Sie in den Archiven auch nicht aufbewahrungspflichtige Unterlagen (freiwillig) aufbewahren.

Beispiel für die vereinfachte Berechnung der Archivierungskostenrückstellung

Einmalig anfallende Kosten 2.000,00
./. 20% Abschlag – 400,00
Verbleiben 1.600,00
Jährliche Aufbewahrungskosten 2.000,00
./. 20% Abschlag – 400,00
Verbleiben 1.600,00
x Faktor 5,5 8.800,00
Rückstellungsbetrag 10.400,00