Je nach Branche ist der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten eines Unternehmens unterschiedlich hoch. Während in Produktionsunternehmen in der Regel auch andere Kostenarten stark vertreten sind, machen in Dienstleistungsbranchen die Personalkosten den Löwenanteil an den Ausgaben aus.
Daher wird bei Kostensenkungsprogrammen immer zuerst auf die Personalkosten geschaut. Problematisch ist dabei, dass der größte Teil der Personalkosten aus festen Kosten besteht, die vertraglich vereinbart oder gesetzlich bedingt sind und nicht beliebig reduziert werden können.
Übersicht schaffen
Beauftragen Sie Ihr Personalcontrolling, die anfallenden Personalkosten übersichtlich nach Kostenarten darzustellen. Nur wenn Sie die Kostenarten im Detail kennen, können Sie beurteilen, ob und inwieweit diese beeinflussbar sind. Sie erkennen dann nicht nur, welche Kostenblöcke es gibt, sondern auch, wo aufgrund der Größe signifikante Einsparpotenziale zu erwarten sind.
Transparenz ermöglichen
Zeigen Sie den Kostenverursachern auf, wo und wie viel Geld ausgegeben wird. Veröffentlichen Sie möglichst verständlich und plakativ, wo die Kostentreiber stecken und appellieren Sie an das Verantwortungsbewusstsein, diese Kosten zu senken. Zeigen Sie auch erfolgreiche Maßnahmen, und benennen Sie diese konkret, um ein auf Kosteneinsparungen fokussiertes Verhalten zu belohnen.
Alte Zöpfe abschneiden
Vielfach werden Zahlungen geleistet oder Kosten toleriert, weil sich dies über viele Jahre eingebürgert hat. Auch Kostencontroller, die über Jahre die gleichen Kosten überprüfen, können "betriebsblind" werden. Da hilft ein unbefangener, aber fachkundiger Blick eines Dritten oft Wunder.
Hinterfragen Sie, ggf. mit externer Hilfe, die Notwendigkeit jeder einzelnen Kostenposition und prüfen Sie, welche alten Zöpfe abgeschnitten werden können. Zwar mag der Aufschrei zunächst groß sein, die zu erwartenden Einsparungen sind es aber oft wert, dies auszuhalten.
Konkrete Maßnahmen zur Kostensenkung
Im Bereich der Personalkosten sind die meisten Positionen kaum variabel, da sie an gesetzliche, tarifliche oder vertragliche Regelungen gebunden sind. Prüfen Sie, ob diese Positionen für Sie ein Einsparpotenzial darstellen:
- Überstunden
Diese sollten zu Zeitguthaben führen, aber nicht ausgezahlt werden. - Arbeitszeit
Die Förderung von Teilzeit erhält die Arbeitsplätze und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, senkt jedoch die Personalkosten. - Telefonkonferenzen statt Dienstreisen
Telefon- und Videokonferenzen können heute mit überschaubaren technischen Mitteln hergestellt werden und sparen teure Dienstreisen.
Auch viele kleine Positionen ergeben am Ende eine stattliche Summe. Aus diesem Grund ist es auch wichtig, allen Kostenverursachern die Notwendigkeit zum Sparen deutlich zu machen. Während einige Positionen nur zentral beeinflusst werden können, sind andere Kostenarten durchaus an jedem Arbeitsplatz beeinflussbar. Die Einhaltung von Kostenbudgets sollte für jede Führungskraft ein Kriterium ihrer Leistungsbeurteilung sein.