Entgeltbescheinigungen müssen Sie ab 1. Juli 2011 elektronisch an die Datenannahmestellen der Krankenkassen senden. Etwas kurios und umständlich dabei ist, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, bis zum fünftletzten Arbeitstag vor dem Ablauf der Entgeltfortzahlung nach 42 Kalendertagen die erforderlichen Entgeltbescheinigungen elektronisch an die Kassen zu senden. Hiermit sind Sie als Lohnabrechner nunmehr gefordert und stehen in der Bringschuld.
Für Sie ist es also erforderlich, die Entgeltfortzahlungsansprüche der arbeitsunfähigen Mitarbeiter genau zu kennen. Hierfür müssen Sie auch etwaige Vorerkrankungen berücksichtigen, damit Sie den Entgeltfortzahlungsanspruch korrekt berechnen.
Hinweis für die Praxis – Krankenkassen fragen
Binden Sie die Krankenkassen mit ein und fragen Sie an, ob für neue Entgeltfortzahlungsansprüche Vorerkrankungszeiten anzurechnen sind. Denn nur so können Sie die Entgeltfortzahlungsdauer berechnen und Ihrer neuen Meldepflicht nachkommen.
Sobald Sie die Entgeltbescheinigungsdaten ab Juli 2011 elektronisch versendet haben, nehmen die Krankenkassen die Entgeltbescheinigungen entgegen und verarbeiten diese dann in ihren eigenen Systemen oder leiten sie an die zuständigen Sozialversicherungsträger weiter.
Neue Version von sv.net erforderlich
Die Datenabsender, also die Betriebe, sind daher angehalten die erforderlichen Bescheinigungsdaten entweder aus ihren Lohnsoftware-Programmen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen zu senden oder mittels der kostenlosen Ausfüllhilfe SV.net. Hierfür ist die aktuelle Version zu verwenden.
Diese Daten sind elektronisch zu melden
Folgende Daten müssen Sie aus der Lohnabrechnung den Kassen als elektronischen Datensatz übermitteln:
- Entgeltbescheinigung (Verdienstbescheinigung) zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen
- Anforderung von Vorerkrankungszeiten
- Höhe der Entgeltersatzleistungen
- Mitteilung zur Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen
Rückmeldungen auch elektronisch – aber erst später
Im zugrundeliegenden Regelwerk ist eigentlich vorgesehen, dass die Datenannahmestellen der Krankenkassen auch elektronisch antworten, doch dies ist derzeit leider noch nicht bei allen Kassen möglich. Hier findet momentan noch die Integration der neuen Technik statt. Solange die Kassen noch nicht vollumfänglich in den elektronischen Dialog einsteigen können, bleibt es beim bisherigen Papierverfahren.
Künftig werden die Kassen im Gegenzug die anrechenbaren Vorerkrankungen und die Höhe der Entgeltersatzleistung an die Betriebe elektronisch übermitteln. Ein genauer Zeitpunkt kann hierfür momentan leider noch nicht genannt werden. Fragen Sie daher im Falle eines Falles bei der Einzugsstelle an.