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Meldungen zur Sozialversicherung: Elektronisches Verfahren (Teil 1)

Lesezeit: 2 Minuten Jeder Lohnabrechner kennt sie und fast jeder hat schon einmal einige Sorgen mit den Meldungen zur Sozialversicherung gehabt. In dieser Serie möchte ich Ihnen einen Überblick über das Meldewesen geben und die ein oder andere offene Frage beantworten. Im ersten Teil der Serie wird u.a. das maschinelle Meldeverfahren in seinen Grundzügen erläutert.

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Meldungen zur Sozialversicherung: Elektronisches Verfahren (Teil 1)

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Meldungen zur Sozialversicherung – warum wird gemeldet?
Grund für die Meldungen zur Sozialversicherung ist, dass die Sozialversicherungsträger Daten aus den Meldungen benötigen, um die Versicherungskonten (Rentenkonto der Arbeitnehmer) zu führen und Leistungsansprüche festzustellen.

Daher gibt es ein vereinheitlichtes Verfahren für Meldungen. Dieses Meldeverfahren ist in der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) grundsätzlich geregelt. Als Annahmestellen für die Meldedaten dienen die Krankenkassen sowie für Minijobber die Minijobzentrale der Bundesknappschaft. Diese Einzugsstellen nehmen die Meldungen an und verteilen dann die Informationen an die weiteren Sozialversicherungsträger. 

Meldungen sind Arbeitgeberpflicht
In den Meldungen werden Daten erstattet, die das Arbeitsverhältnis betreffen, daher obliegt es dem Arbeitgeber die Meldungen zu erstellen und zu erstatten. Dies ist eine Arbeitgeberpflicht von der sich das Unternehmen nicht lossagen kann. Seit 2006 sind die Meldungen nur noch elektronisch zu übermitteln. Dies bedeutet, dass die Daten online (via Internet) an die Annahmestellen gesendet werden müssen. Für diese elektronische Datenübermittlung muss der Betrieb einige Voraussetzungen erfüllen, die im Folgenden aufgezeigt werden.

Elektronische Datenübertragung von Meldungen
Um die Meldungen elektronisch übermitteln zu können, ist zunächst einmal die Frage zu beantworten wie Sie derzeit Ihre Entgeltabrechnung durchführen. Nutzen Sie ein Entgeltabrechnungsprogramm, dann muss dieses über das GKV-Zertifikat verfügen. Denn nur dann ist das Softwareprogramm zum maschinellen Meldeversand zugelassen. Das GKV-Zertifikat wird von der Informationstechnischen Servicestelle der GKV (ITSG) für alle systemuntersuchten Programme vergeben. Eine Übersicht der systemuntersuchten Softwareprogramme finden Sie auf der Webseite der Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungssoftware und Ausfüllhilfen im Arbeitgeberverfahren.

Aus dem Lohnprogramm werden die Meldedaten mittels einer Übertragungssoftware, z.B. Dakota oder Perfidia, an die Datenannahmestellen der Krankenkassen verschlüsselt übertragen.

Ist Ihre Lohnsoftware nicht systemuntersucht – verfügt also nicht über das GKV-Zertifikat – oder Sie rechnen noch manuell ab, so müssen Sie die Meldungen trotzdem elektronisch versenden. Der Versand erfolgt dann nicht über das Lohnprogramm, sondern muss über eine maschinelle Ausfüllhilfe, z.B. sv.net, erfolgen. Auch bei den maschinellen Ausfüllhilfen erfolgt der Versand der Meldungen über das Internet.

Datenannahmestelle prüft Meldedatensätze
Sind die Meldedaten an die Datenannahmestellen versendet, so werden die Daten von den Annahmestellen an die jeweils zuständige Krankenkasse weitergeleitet. Die Datenannahmestellen nehmen die Funktionen einer ersten Prüfstelle und einer Weiterleitungsstelle wahr. Es wird dabei lediglich geprüft, ob die gelieferten Meldedaten grds. dem korrekten Datenaufbau entsprechen. Eine inhaltliche Prüfung erfolgt bei den Annahmestellen nicht. Diese inhaltliche Prüfung erfolgt erst bei den Kassen.

Verarbeitungsprotokoll der gesendeten Meldungen
Die Datenannahmestellen senden an den Absender der Daten (den Betrieb) eine Empfangsbestätigung (Verarbeitungsprotokoll). Aus diesem ist ersichtlich, ob alle Meldedatensätze dem korrekten Datenaufbau entsprechen und fehlerfrei weiterverarbeitet werden können. Sofern die Datensätze fehlerhaft sind, erhält der Betrieb ebenfalls eine Information mit Angabe der Fehlerursache. In diesem Fall konnten die Meldedaten nicht verarbeitet werden und der Betrieb muss den Meldedatensatz erneut senden – natürlich muss dabei der bzw. die Fehler behoben sein, damit die (nun) fehlerfreien Meldedatensätze verarbeitet werden können.

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