Ein Fehlzeitengespräch ist keine Abmahnung
Mit einem Fehlzeitengespräch zeigen Sie Interesse und signalisieren dem Mitarbeiter, dass seine Abwesenheit durchaus wahrgenommen wurde, dass er im Betriebslauf wichtig ist, fehlt und nicht ohne Weiteres zu ersetzen ist. Sie zeigen damit Empathie und beweisen, dass Sie sich über seine Rückkehr, seine Genesung freuen.
Sie haben die Möglichkeit, die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter über die neuesten betrieblichen Entwicklungen zu informieren, können ihm helfen, sich erneut einzugliedern.
Hier besteht die Möglichkeit, Krankheitsursachen zu erkennen, die sich eventuell auf seine Arbeit oder seine Arbeitsbedingungen beziehen. Stellen Sie in diesem Gespräch fest, inwieweit Sie Änderungen in der Arbeitsstruktur vornehmen können, die weiteren Krankheitsfällen vorbeugen. Ist ein Wechsel des Arbeitsplatzes oder der Arbeitszeiten notwendig? Gibt es Probleme mit Kollegen? Hat der Arbeitnehmer familiäre Probleme? Hat er eventuell Alkoholprobleme?
Äußerst wichtig ist es natürlich bei diesem Gespräch, mit höchstmöglichem Feingefühl vorzugehen. Auch wenn die Fehlzeiten (zum Beispiel an Freitagen und Montagen) den Schluss nahelegen, die Arbeitskraft habe "krankgefeiert" – ein derartiges Gespräch ist keinesfalls eine Abmahnung – und Sie sollten auch nicht durch entsprechende Bemerkungen diesen Eindruck erwecken.
Gemeinsam sind wir stark
Geben Sie dem Arbeitnehmer das Gefühl, auf seiner Seite zu stehen. Machen Sie ihm klar, dass seine Qualifikation wichtig für den Betrieb ist. Ein solches Gespräch sollte sich in zwei Teile gliedern. Heißen Sie den Mitarbeiter bei seiner Rückkehr willkommen, informieren Sie ihn über etwaige Änderungen – nach etwa einer Woche versuchen Sie, die Ursachen zu erkunden. Wie verhält sich der Angesprochene? Zeigt er sich offen, bietet er Lösungen an? Zeigen Sie Verständnis, erkundigen Sie sich nach dem aktuellen Befinden, zeigen Sie aber auch auf, dass Sie sehr wohl in der Lage sind, zu differenzieren.
Wichtig ist es ebenso, dieses Gespräch nicht anonym und ohne Vorinformation zu führen. Eruieren Sie vor dem Gespräch, wie lange der Mitarbeiter gefehlt hat, ob schon häufiger Abwesenheitszeiten eingetragen wurden. Sind Vorerkrankungen bekannt? Wie sieht der Arbeitsplatz des Betreffenden aus? Schlagen Sie eventuell einen Besuch beim Betriebsarzt oder auch dem Betriebspsychologen vor. Versuchen Sie gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Bieten Sie Hilfe an. Ist es möglich, den Arbeitsplatz anders, ergonomischer zu gestalten, die Schichteinteilung anzupassen?
Vorwürfe, Drohungen, Sarkasmus oder Zynismus sollten Sie auf jeden Fall vermeiden, auch wenn naheliegt, dass die Fehlzeiten ungerechtfertigt sind. Sie bewirken eine Demotivation, die nur Nachteile birgt. Ist die Menge oder Art der Fehlzeiten jedoch signifikant und nicht durch gesundheitliche Gründe zu erklären, genügt ein sanfter Hinweis auf die Bedingungen des Arbeitsvertrages.
Ein feiner Wink mit einem winzigen Zaunpfahl. In der Regel hat der Arbeitnehmer in einer solchen Situation ohnehin ein schlechtes Gewissen und wird auch die geringste Andeutung verstehen. Unter Umständen genügt es schon, ein wenig über die Work-Life-Balance zu plaudern. Die beste Lösung ist eine Lösung auf freiwilliger Basis. Mit Zwangsmaßnahmen oder Druck bewirken Sie eher das Gegenteil, von dem, was Sie erreichen möchten – nämlich die Fehlzeiten zu verringern.