Grundsätzlich gilt: Ist im Arbeitsvertrag nichts geregelt, ist das private Telefonat nicht gestattet. Der oben genannte Fall ist ein sogenanntes dienstlich veranlasstes Privatgespräch: Eine Ausnahme, und damit erlaubt. Aber auch von diesem Grundsatz her ist es angeraten, eindeutige Regeln zur privaten Nutzung von Telefon und Internet aufzustellen und den Mitarbeitern bekannt zu machen.
Denn ansonsten könnte es sein, dass die Mitarbeiter das Diensttelefon oder den Internetanschluss beliebig für private Zwecke nutzen. Hält dieser Zustand erst einmal eine Weile an, tritt das sogenannte Gewohnheitsrecht ein. Bereits nach sechs Monaten, in denen Sie nicht mitbekommen haben, dass das private Telefonat für die Mitarbeiter dazugehört, entsteht ein Vertrauensschutz, über den die Nutzung der Kommunkationseinrichtungen zum Privatgebrauch zur Regel wird. Im Arbeitsrecht haben Sie es dann mit einer "betrieblichen Übung" zu tun, die Sie nur mit viel Mühe wieder loswerden.
Am günstigsten ist es, die Nutzungsbedingungen in den Arbeitsverträgen festzuhalten. Wenn Sie die Privatnutzung des Telefons untersagen möchten, muss der Betriebsrat zustimmen. Ihre Möglichkeiten, das Verbot zu kontrollieren, sind beschränkt: Ein privates Telefonat darf nicht aufgezeichnet werden. Sie dürfen die Verbindungsdaten einzelner Telefonanschlüsse überprüfen, aber auch hier muss der Betriebsrat zustimmen (Arbeitsgericht Frankfurt, 21.04.2004, Az. 5 BVGa 14/04).