von Viola Moritz, veröffentlicht in DIN 5008
Briefschluss: Grußformel
Der Briefschluss vom DIN Brief beginnt nach dem Brieftext und beinhaltet Gruß, Firmenbezeichnung, Angaben zum Unterzeichner und Anlage. Der Gruß folgt nach einer Leerzeile zum Brieftext. Neben "Mit freundlichen Grüßen" gibt es auch noch andere Grußformen, die für Abwechslung sorgen:
Briefschluss: Firmenname
Nach der Grußformel können Sie mit einer Leerzeile Abstand den Firmennamen schreiben. Laut DIN 5008 dürfen Sie dafür auch zwei Zeilen verwenden. Meistens geht jedoch aus dem Geschäftsbrief bereits hervor, welche Firma hier schreibt, daher verzichten die meisten Firmen auf die zusätzliche Schreibung, was sicherlich sinnvoll ist. Legen Sie für Ihren DIN Brief eine einheitliche Schreibung fest.
Briefschluss: Unterzeichner
Im DIN Brief folgen nach dem Gruß oder der Firmenbezeichnung einige Leerzeilen und dann der Name des Unterzeichers. Schreiben Sie Vor- und Nachnamen. Der Empfänger möchte wissen, mit wem er es zu tun hat und ob ihm ein Mann oder eine Frau schreibt. Wie viele Leerzeile Sie hier für Ihre Unterschrift brauchen, entscheiden Sie selbst. Die DIN 5008 gibt dazu keine Regelung vor. Der Abstand sollte nicht zu groß sein, ein Abstand von 2-4 Leerzeilen ist meistens ausreichend.
Briefschluss: i. A, i. V und ppa
Zusätze wie i. A. (im Auftrag), i. V. (in Vertretung/ in Vollmacht) oder ppa stehen laut DIN 5008 zwischen dem Gruß bzw. der Firmenbezeichnung (falls vorhanden) und der eingedruckten Namenswiedergabe. Alternativ können Sie die Zusätze auch vor den eingedruckten Namen schreiben. Dem Briefempfänger wird mit diesen Zusätzen die Art der Vollmacht verdeutlicht. Insbesondere bei Verträgen ist dies wichtig, dann geht aus diesen Zusätzen hervor, welche Vollmacht der Unterzeichner hat.
Viele Unternehmen verzichten auf diese Zusätze, da sie die Bedeutung der Briefe schwächt. Darüber hinaus wird dem Mitarbeiter signalisiert, dass er keine Verantwortung für sein Schreiben übernimmt und lediglich ein Übermittlungsbote ist.
Die Unternehmen wollen jedoch, dass die Mitarbeiter verantwortungsvoll handeln. Der Zusatz i. A., i. V. oder ppa macht nur dann wirklich Sinn, wenn ein Vertragsverhältnis folgt oder daraus hervorgeht. Für Ihren DIN Brief ist es wichtig festzulegen, wie und wann diese Zusätze im Unternehmen verwendet werden.
Briefschluss: Anlagenvermerk
Das Wort Anlage(n) wird 3 Zeilen unter den Gruß oder unter die Firmenbezeichnung geschrieben. Ist auch der Name mit eingedruckt, wird unter dem Namen eine Zeile Abstand gelassen. Der Anlagenvermerk darf laut DIN 5008 durch Fettschrift hervorgehoben, aber nicht unterstrichen werden. Falls für den Anlagenvermerk kein Platz ist, kann dieser neben die Grußzeile bei 127,7 mm vom linken Blattrand eingefügt werden.
Beispiel für einen DIN Brief:
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