Rückstellungen für Garantieleistungen werden im Jahresabschluss häufig vernachlässigt. Bei einer zu geringen Höhe fällt der Gewinn – und damit die Steuerlast – zu hoch aus, bei einer zu hohen Rückstellung besteht immer die Gefahr, dass es im Rahmen einer Betriebsprüfung zu unnötigen Diskussionen mit dem Betriebsprüfer und schlimmstenfalls zu Steuernachzahlungen kommt.
Bildung von Garantierückstellungen für Garantieleistungen
Sie bilden Rückstellungen für Garantieleistungen immer dann, wenn zum Bilanzstichtag hinreichend wahrscheinlich ist, dass Sie von Kunden in Anspruch genommen werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie gesetzlich oder vertraglich zu einer Gewährleistung verpflichtet sind oder aber aus Kulanz handeln.
Es ist für die Bildung von Rückstellungen ferner unerheblich, wie Sie Ihre Verpflichtung erfüllen. Es ist nicht erforderlich, dass Sie eine Geldzahlung leisten. Vielmehr kommen auch Nachbesserungen oder Preisminderungen in Betracht.
So berechnen Sie Rückstellungen für Garantieleistungen
Grundlage für die Berechnung ist der Umsatz innerhalb des Zeitraums, für den Ihre Garantieverpflichtung am Bilanzstichtag noch nicht abgelaufen ist.
Beispiel: Die Garantieverpflichtung für alle Ihre ausgelieferten Produkte beträgt zwei Jahre. Ihr garantiebehafteter Umsatz am 31.12.2011 ist die Summe der Umsätze aus den Jahren 2010 und 2011.
Nicht in die Berechnung sind Umsätze einzubeziehen, für die der Hersteller die Garantie übernommen hat, bei denen die Garantiezeit abgelaufen ist, bei denen ein Rückgriffsrecht auf einen Subunternehmer besteht oder für die Sie eine Produkthaftpflichtversicherung abgeschlossen haben.
Der Erfahrungssatz für die Bildung von Rückstellungen für Garantieleistungen
Für die in die Berechnung der Rückstellung für Garantieleistungen einzubeziehenden Umsätze ermitteln Sie aus den Garantiefällen der Vergangenheit einen individuellen betrieblichen Erfahrungssatz (Prozentsatz).
Beispiel: Nach Ihren Unterlagen verursachen die Garantieleistungen eines Jahres durchschnittlich 1 % Ihrer Jahreseinnahmen aus Leistungen und Lieferungen, für die Sie eine Garantie übernommen haben. Um die Höhe der Rückstellung zu berechnen, wenden Sie diesen Prozentsatz auf den garantiebehafteten Umsatz an. Um bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie alle tatsächlichen Garantieleistungen in geeigneter Weise dokumentieren.
Berücksichtigen Sie auch Kulanzleistungen
Bei Kulanzleistungen handelt es sich um Leistungen zur Beseitigung von Mängeln, ohne dass hierfür eine rechtliche oder vertragliche Verpflichtung besteht. In der betrieblichen Praxis kann es durchaus vorkommen, dass man sich auch ohne rechtliche oder vertragliche Verpflichtung einer Mängelbeseitigung nicht entziehen kann, insbesondere wenn es darum geht, den guten Ruf des Unternehmens nicht zu gefährden.
Rückstellungen für Garantieleistungen sind daher auch dann zulässig, wenn Sie sich einer Verpflichtung aus sittlichen Gründen nicht entziehen können. Für diese Fälle schätzen Sie aus den Erfahrungen in der Vergangenheit den Umfang der künftigen Kulanzleistungen und bilden eine Garantierückstellung nach pflichtgemäßem Ermessen eines ordentlichen Kaufmanns.