Ihre Kündigungserklärung muss eindeutig sein. Die Mitarbeiter müssen daraus entnehmen können, was Sache ist. Zweifel bei der Auslegung ihres Kündigungsschreibens gehen zu Ihren Lasten. Ist das Schreiben also nicht eindeutig genug, liegt keine wirksame Kündigung vor.
Vermeiden Sie solche unklaren Formulierungen
Eine Formulierung im Kündigungsschreiben wie "Ich habe mich sehr über Sie geärgert und möchte Sie daher eigentlich in meinem Unternehmen nicht wieder sehen" ist schnell gewählt. Man möchte den gekündigten Mitarbeiter nicht noch zusätzlich brüskieren und druckst um die Sache herum.
Zum Beispiel in der oben wiedergegebenen Beispielsformulierung aus einem Original-Kündigungsschreiben besteht dann die große Gefahr, dass das Arbeitsgericht diese Formulierung als nicht eindeutig genug auffassen wird. Das Resultat wäre, dass Sie als Arbeitgeber den Prozess verlieren.
Rein theoretisch muss Ihr Kündigungsschreiben zwar nicht unbedingt das Wort "Kündigung" enthalten. Es reicht, wenn Ihr Arbeitnehmer dem Schreiben ausreichend deutlich entnehmen kann, dass Sie das Arbeitsverhältnis beenden. Möglich sind daher zum Beispiel folgende Formulierungen:
- "Hiermit teile ich Ihnen mit, dass Ihr Arbeitsverhältnis in meinem Unternehmen zum nächst zulässigen Termin, das ist der … beendet ist."
- "Mit Wirkung ab dem … beende ich hiermit ihr Arbeitsverhältnis in unserem Unternehmen."
Klar und eindeutig heißt: Am besten verwenden Sie den Begriff Kündigung
Gleichwohl ist es am sinnvollsten, wenn Sie den Begriff "Kündigung" verwenden. Dies kann entweder als Überschrift und/oder im Fließtext geschehen. Dann sind alle möglichen Missverständnisse vermieden und Ihre Erklärung ist klar und eindeutig.
Bewährt hat sich zum Beispiel folgende Formulierung:
Kündigung
"Hiermit kündigen wir das mit ihnen bestehenden Arbeitsverhältnis zum nächst möglichen Termin, das ist der …"
Es gibt eigentlich keinen vernünftigen Grund dafür, den Begriff "Kündigung" im Kündigungsschreiben zu vermeiden.
Ein Kündigungsgrund gehört meist nicht dazu
Einen Kündigungsgrund brauchen Sie im Kündigungsschreiben bei einer ordentlichen Kündigung nicht angeben. Von diesem Grundsatz besteht dann eine Ausnahme, wenn ein Tarifvertrag oder eventuell sogar der Arbeitsvertrag vorsieht, dass die Angabe des Kündigungsgrundes Wirksamkeitsvoraussetzung für die Kündigung ist.
Das müsste dann aber ausdrücklich geregelt sein. Wenn Sie nicht verpflichtet sind, einen Kündigungsgrund anzugeben, empfiehlt es sich in der Regel, im Kündigungsschreiben keinen Grund anzugeben.
Lediglich im Falle einer außerordentlichen (fristlosen) Kündigung hat der Mitarbeiter einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass Sie ihm auf Verlangen den Grund für die Kündigung schriftlich mitteilen (§ 626 Abs. 2 BGB).