Stellenbeschreibung mit diesem Muster verfassen

Wenn Sie eine Stellenbeschreibung verfassen sollen, müssen Sie darauf achten, dass bestimmte, notwendige Angaben enthalten sind. In dieser Muster-Stellenbeschreibung für eine Sekretärin der Geschäftsführung sind alle Bereiche abgedeckt.

Damit Sie bei der Stellenbeschreibung an alles denken, geben wir Ihnen in diesem Beitrag eine Muster-Vorlage an die Hand, mit der Sie eine Stellenbeschreibung in Zukunft ganz leicht schreiben können, ohne lange nach Worten suchen zu müssen. So vergessen Sie ganz sicher keine wichtigen Informationen für den Bewerber.

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Stellenbeschreibung für eine Sekretärin der Geschäftsführung

StelleninhaberinAnnette Schmidt, Internationale Management-Assistentin
Fachbereich / AbteilungKaufmännische Geschäftsführung
Bezeichnung der StelleSekretärin der Geschäftsführung
Vorgesetzte der StelleninhaberinKaufmännische Geschäftsführerin
Unterstellte Mitarbeiter/innenBarbara Schulze

Stellvertretung 
Die Stelleninhaberin vertritt
Barbara Schulze                      x ohne Einschränkungen     o eingeschränkt

Die Stelleninhaberin wird vertreten von
Barbara Schulze                      x ohne Einschränkungen     o eingeschränkt

Kompetenzen
x   Unterschrift mit Zusatz i. A.
x   Anweisungsvollmacht bis 2.000 Euro
o   Bankvollmacht
o   Postvollmacht
o   Besondere Befugnisse

Aufgaben, Verantwortungs- und Kompetenzbereich

  1. Optimale Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle der administrativen Vorgänge des Sekretariats der Geschäftsführung, sowie im Abteilungsbereich nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Bestimmungen zur Vertraulichkeit
  2. Öffnen und Verteilen der Eingangspost für das Sekretariat der Geschäftsführung
  3. Erledigen der Korrespondenz der Geschäftsführung nach Diktat und eigenständig
  4. Wirksame Unterstützung der Geschäftsführung bei den unternehmerischen Führungsaufgaben
  5. Verwaltung der Registratur des Schriftguts
  6. Führen und Überwachen der Terminplanung
  7. Vorbereitung, Planung sowie Erledigung aller nachfolgenden Vorgänge für Dienstreisen des Geschäftsführers und der Führungskräfte im Abteilungsbereich
  8. Führen der Urlaubskartei und Erstellen der Urlaubsplanung für den Führungskreis
  9. Verantwortung für die Bewirtung und Unterbringung aller Kunden und Gäste bei Besuchen
  10. Führen von Jubiläums- und Geburtstagslisten sowie Verantwortung für termingerechte Bekanntgabe von Jubiläen durch Aushang; Organisation der Jubilarfeiern
  11. Durchsicht und Verteilung aller eingehenden Fachzeitschriften
  12. Anleitung, Betreuung und Kontrolle der in den Verantwortungsbereich delegierten Auszubildenden. Überwachen des plangerechten Ausbildungsdurchlaufs durch die Abteilungen
  13. Zentrale Bearbeitung betrieblicher Personalangelegenheiten einschließlich der
    Auszubildenden bei Einstellungen, Entlassungen, Austritten, Erkrankungen,
    sonstigen Fehlzeiten, Beurlaubung einschließlich formaler Aufbereitung
  14. Verwaltung des gesamten Versicherungsbereichs für das Unternehmen einschließlich der Bearbeitung der kompletten Kfz-Unterlagen mit Schadensabwicklungen, An- und Abmeldungen mit den dazugehörigen Verträgen für die Mitarbeiter
  15. Bearbeitung der Verträge und Rechnungsprüfung für den kompletten Bestand unternehmenseigener Mobiltelefone. Erstellen entsprechender Abrechnungen für die Mitarbeiter


Tipp: Hier finden Sie weitere Vorlagen und Muster für Ihre Stellenbeschreibung

Veröffentlicht am 12. August 2010