Wenn Sie eine Stellenbeschreibung verfassen sollen, müssen Sie darauf achten, dass bestimmte, notwendige Angaben enthalten sind. In dieser Muster-Stellenbeschreibung für eine Sekretärin der Geschäftsführung sind alle Bereiche abgedeckt.
Damit Sie bei der Stellenbeschreibung an alles denken, geben wir Ihnen in diesem Beitrag eine Muster-Vorlage an die Hand, mit der Sie eine Stellenbeschreibung in Zukunft ganz leicht schreiben können, ohne lange nach Worten suchen zu müssen. So vergessen Sie ganz sicher keine wichtigen Informationen für den Bewerber.
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Stellenbeschreibung für eine Sekretärin der Geschäftsführung
| Stelleninhaberin |
Annette Schmidt, Internationale Management-Assistentin |
| Fachbereich / Abteilung |
Kaufmännische Geschäftsführung |
| Bezeichnung der Stelle |
Sekretärin der Geschäftsführung |
| Vorgesetzte der Stelleninhaberin |
Kaufmännische Geschäftsführerin |
| Unterstellte Mitarbeiter/innen |
Barbara Schulze |
Stellvertretung
Die Stelleninhaberin vertritt
Barbara Schulze x ohne Einschränkungen o eingeschränkt
Die Stelleninhaberin wird vertreten von
Barbara Schulze x ohne Einschränkungen o eingeschränkt
Kompetenzen
x Unterschrift mit Zusatz i. A.
x Anweisungsvollmacht bis 2.000 Euro
o Bankvollmacht
o Postvollmacht
o Besondere Befugnisse
Aufgaben, Verantwortungs- und Kompetenzbereich
- Optimale Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle der administrativen Vorgänge des Sekretariats der Geschäftsführung, sowie im Abteilungsbereich nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Bestimmungen zur Vertraulichkeit
- Öffnen und Verteilen der Eingangspost für das Sekretariat der Geschäftsführung
- Erledigen der Korrespondenz der Geschäftsführung nach Diktat und eigenständig
- Wirksame Unterstützung der Geschäftsführung bei den unternehmerischen Führungsaufgaben
- Verwaltung der Registratur des Schriftguts
- Führen und Überwachen der Terminplanung
- Vorbereitung, Planung sowie Erledigung aller nachfolgenden Vorgänge für Dienstreisen des Geschäftsführers und der Führungskräfte im Abteilungsbereich
- Führen der Urlaubskartei und Erstellen der Urlaubsplanung für den Führungskreis
- Verantwortung für die Bewirtung und Unterbringung aller Kunden und Gäste bei Besuchen
- Führen von Jubiläums- und Geburtstagslisten sowie Verantwortung für termingerechte Bekanntgabe von Jubiläen durch Aushang; Organisation der Jubilarfeiern
- Durchsicht und Verteilung aller eingehenden Fachzeitschriften
- Anleitung, Betreuung und Kontrolle der in den Verantwortungsbereich delegierten Auszubildenden. Überwachen des plangerechten Ausbildungsdurchlaufs durch die Abteilungen
- Zentrale Bearbeitung betrieblicher Personalangelegenheiten einschließlich der
Auszubildenden bei Einstellungen, Entlassungen, Austritten, Erkrankungen,
sonstigen Fehlzeiten, Beurlaubung einschließlich formaler Aufbereitung
- Verwaltung des gesamten Versicherungsbereichs für das Unternehmen einschließlich der Bearbeitung der kompletten Kfz-Unterlagen mit Schadensabwicklungen, An- und Abmeldungen mit den dazugehörigen Verträgen für die Mitarbeiter
- Bearbeitung der Verträge und Rechnungsprüfung für den kompletten Bestand unternehmenseigener Mobiltelefone. Erstellen entsprechender Abrechnungen für die Mitarbeiter
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