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Datenschutz: Was Sie bei E-Mail-Accounts ausgeschiedener Mitarbeiter beachten müssen

Lesezeit: < 1 Minute Gerade der Jahreswechsel ist ein Stichtag, zu dem viele Mitarbeiter aus Unternehmen ausscheiden. Sollte das auch in Ihrem Unternehmen der Fall sein, sollten Sie sich die Frage stellen: Ist in Ihrem Unternehmen geklärt, wie mit den E-Mails verfahren wird, die dieser Mitarbeiter noch erhält? Leiten Sie die an den Mitarbeiter gerichteten E-Mails einfach an einen Kollegen weiter, verstoßen Sie erheblich gegen Datenschutzauflagen, und zwar aus folgenden Gründen:

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Datenschutz: Was Sie bei E-Mail-Accounts ausgeschiedener Mitarbeiter beachten müssen

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Bei den eingehenden E-Mails kann es sich auch um private Mails handeln. Diese dürfen weder von einem Kollegen gelesen noch einfach gelöscht werden. Bei einer Löschung kommt hinzu, dass es sich ebenso um geschäftliche E-Mails handeln kann, die von Geschäftspartnern oder Kunden stammen. Außerdem unterliegen auch E-Mails der Aufbewahrungspflicht. Sie können also nicht einfach das Postfach löschen. Sie haben die folgenden vier Möglichkeiten, wie Ihre Firma auch bei E-Mails an ausgeschiedenen Mitarbeiter den Datenschutz wahrt.
  1. Sie vergeben in Ihrem Unternehmen, wo immer möglich, nur für E-Mails Funktionsadressen, also zum Beispiel „sekretariat@firma.de" oder „vertrieb@firma.de". In solchen Fällen können Sie ausschließen, dass private E-Mails an diese Adresse geschickt werden.
  2. Der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, erklärt sich ausdrücklich und schriftlich damit einverstanden, dass noch an ihn adressierte E-Mails von einem Kollegen seiner Wahl gelesen und E-Mails mit privatem Inhalt an ihn weitergeleitet werden..
  3. Der Mitarbeiter sollte vor Verlassen des Unternehmens seine E-Mails zugänglich archivieren und sich schriftlich damit einverstanden erklären, dass Kollegen Zugriff auf noch für ihn ankommende E-Mails haben.
  4. Bei Namensadressen sollten Sie die Abwesenheitsfunktion von Outlook aktivieren, die automatisch Antworten auf alle E-Mails versendet. Weisen Sie in der automatischen Nachricht darauf hin, dass nun ein anderer Mitarbeiter zuständig ist, und nennen Sie die neuen Kontaktdaten.

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