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Datenschutz bei Mitarbeiterdaten: Es muss nicht immer alles gelöscht werden

Lesezeit: < 1 Minute In jedem Unternehmen kommt es vor, dass Mitarbeiter verärgert das Unternehmen verlassen. Manchmal werden dann auch Forderungen gestellt, die kein Unternehmen erfüllen kann. So ist es zum Beispiel, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter das Unternehmen auffordert, alle über ihn gespeicherten Mitarbeiterdaten zu löschen. Doch kann ein Arbeitnehmer wirklich verlangen, dass beispielsweise seine digitale Personalakte gelöscht wird?

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Datenschutz bei Mitarbeiterdaten: Es muss nicht immer alles gelöscht werden

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Natürlich nicht. In § 35 Abs. 2 Nr. 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist zwar festgelegt, dass Mitarbeiterdaten, also personenbezogene Daten, zu löschen sind, wenn ihre Kenntnis für den Zweck der Speicherung nicht mehr erforderlich ist.
Auf den ersten Blick entfällt also mit dem Ende eines Arbeitsverhältnisses auch die Daseinsberechtigung einer Personalakte über den ehemaligen Mitarbeiter. Jedoch kann auch ein ehemaliger Mitarbeiter unter Umständen noch Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses Ansprüche gegen Ihr Unternehmen geltend machen. Es wäre dann fatal, wenn die kompletten Mitarbeiterdaten vernichtet worden wären.

Doch was tun? § 35 Abs. 3 Nr. 1 BDSG gibt Ihnen hierzu einen Lösungsvorschlag. Die Mitarbeiterdaten können gesperrt werden. Eine Sperrung anstatt einer Löschung personenbezogene Daten ist nämlich dann zulässig, wenn gesetzliche, satzungsgemäße oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

So gibt es beispielsweise Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung, aber auch die allgemeinen Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches berechtigen Unternehmen dazu, Mitarbeiterdaten aufzubewahren.
Tipp: Digitale Personalakten ehemaliger Mitarbeiter können in aller Regel ein Jahr nach Austritt geschlossen und verschlüsselt auf einem Speichermedium ausgelagert werden. Wenn ein Auslagern nicht möglich ist, dann reicht es aus, wenn die Daten gesperrt werden und diese dadurch nicht mehr ohne weiteres abrufbar sind.

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