Was ist ein Protokoll?
Das Protokoll oder auch Niederschrift einer Vereinsversammlung muss in wesentlichen Punkten den Verlauf und das Ergebnis einer Sitzung wiedergeben. Ein Protokoll dient dazu, dass Vereins- und Vorstandsmitglieder und unter Umständen auch Außenstehende den Verlauf der Sitzung nachvollziehen können. Weiterhin werden wichtige Entscheidungen – wie Wahlen und Beschlüsse – festgehalten, die von Belang für das weitere Vereinsgeschehen sind. Ein Protokoll ist im Verein ein wichtiges Dokument.
Eine Niederschrift muss sachlich formuliert sein und darf keine persönlichen Kommentare oder Einschätzungen enthalten. Diskussionsbeiträge sind in indirekter Rede und nicht wörtlich wiederzugeben. In der Regel werden Protokolle vom Schriftführer oder der Schriftführerin eines Vereins verfasst. Er/sie muss die Grundregeln beherrschen, wie man ein Protokoll schreibt. Es erleichtert die Arbeit sehr, wenn man sich während der Versammlung bereits strukturierte Notizen macht.
Kurzprotokoll, Erlebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll
Es gibt drei unterschiedliche Arten von Protokollen:
- Das Kurzprotokoll
Das Kurzprotokoll ist die übliche Form einer Niederschrift und gibt den Verlauf der Versammlung sowie die wichtigsten Ergebnisse gerafft wieder. - Das Ergebnisprotokoll oder Beschlussprotokoll
In einem Beschlussprotokoll wird nur das festgehalten, was unter den Tagesordnungspunkten beraten und beschlossen wurde. Der Inhalt von Diskussionen wird nicht wiedergegeben. - Das Verlaufsprotokoll
Das Verlaufsprotokoll ist die ausführlichste Form einer Niederschrift, in dem die wichtigsten Äußerungen und Diskussionsbeiträge enthalten sind und Beschlüsse und Ergebnisse ausführlich festgehalten werden. In politischen Gremien wie im Bundestag werden die Sitzungen im vollständigen Wortlaut mitgeschrieben und sogar Zwischenrufe und Beifalls- und Missbilligungsbekundungen notiert. Der Umfang eines Verlaufsprotokolls in einer Vereinssitzung muss allerdings nicht so umfangreich sein. Es genügt, die herausragenden Inhalte zusammenzufassen.
Der Aufbau eines Protokolls: Kopf, Hauptteil, Unterschrift
Der Aufbau für jede Art von Protokoll ist vorgeschrieben. Er ist in drei Teile gegliedert: Kopf, Hauptteil und Unterschrift. Folgende Daten müssen enthalten sein:
- Ort, Datum, Beginn und Ende der Sitzung
- Namen der Teilnehmer und wer die Versammlungsleitung hatte (eventuell auch entschuldigte Vereinsmitglieder und weitere Verteiler, die das Protokoll erhalten)
- Tagesordnungspunkte
Der Hauptteil richtet sich nach den einzelnen Tagesordnungspunkten, die üblicherweise in chronologischer Reihenfolge behandelt werden. Für die bessere Lesbarkeit der Niederschrift ist es ratsam, den Wortlaut des Tagesordnungspunktes an den Anfang zu stellen und nach der Zusammenfassung des Ergebnisses einen Absatz einzufügen, bevor man mit dem nächsten Tagesordnungspunkt beginnt.
Auf jeden Fall festzuhalten sind Vereinbarungen und Beschlüsse. Wurde beispielsweise eine Aufgabenverteilung vorgenommen, ist dies im Protokoll zu vermerken. Ebenfalls im Protokoll zu vermerken ist, wenn ein Tagesordnungspunkt abgesetzt und auf eine spätere Sitzung verschoben wurde.
Unterschrieben wird das Protokoll in der Regel vom Verfasser, dem Schriftführer oder Protokollanten. Manchmal unterschreibt der Vereinsvorsitzende zusätzlich, was allerdings nicht zwingend erforderlich ist.