Ihr Verein ist nach dem allgemeinen Vereinsrecht als gesetzlich anerkannte und rechtsfähige Personenvereinigung eine „juristische Persion“, die Träger der Rechte und Pflichten Ihrer Gemeinschaft ist. Im Gegensatz zur „natürlichen Person“ kann der Verein selbst aber keine Rechtshandlungen vornehmen. Dafür ist der Vorstand Ihres Vereins zuständig. Ihr Rechtsvorstand übernimmt die Vertretung Ihrer Gruppierung nach außen.
In Ihrer Vereinssatzung und in den dafür vorgesehenen Ordnungen sollten die Unterschriftsberechtigten Ihres Vorstandes mit der Funktion und dem Unterschriftsbereich benannt sein. Namentlich verbindend ist das vom Amtsgericht beglaubigte Vereinsregister mit den konkreten Personen- und Funktionsangaben der Vorstandsmitglieder.
Bei einer nicht konkret benannten Unterschriftsberechtigung in Ihren Vereinsrechts-Unterlagen sind grundlegend alle rechtlich beglaubigten Vorstandsmitglieder anhand des Vereinsregisters zeichnungsberechtigt. Schaffen Sie aber eine vereinsrechtlich verbindliche Regelung wer was unterzeichnen darf. Der beste Weg ist eine alsbaldige Ergänzung oder Änderung Ihrer Satzung und Ordnungen.
- Bei allen materiellen Geschäftsabläufen müssen mindestens zwei Vorstandsmitglieder die Vorgänge rechtswirksam unterzeichnen.
- Bei der Einrichtung eines Vereinskontos bei der Bank X muss Ihr Verein bei der Vertragsbindung persönlich mit den zeichnungsberechtigten Vorstandsmitgliedern und dem Vereinsregister in der Bank erscheinen. Anhand des auszufertigenden Unterschriftsnachweises Ihres Vereins als Bankkunde, akzeptiert Ihre Bank zukünftig die technischen Finanzvorgänge Ihrer Gemeinschaft.
- Bei der Berechtigung und Ausstellung von Zuwendungsbescheinigungen sollten auch mindestens zwei Unterschriften geleistet werden. (Vereinsvorsitzender und Finanzverantwortlicher).
Ab einer Unterschriftenleistung von mindestens zwei Vorstandsmitgliedern befindet sich Ihr Verein und sein Vorstand immer auf der rechtlich sicheren Seite. Nicht abgestimmte Alleingänge einzelner sind dann auszuschließen und die Akzeptanz nach außen wirkt glaubhafter.
- Unter allen zu unterzeichnenden Schriftstücken Ihres Vereins sollte zuerst immer die Unterschrift der obersten regierenden Person stehen: der Vereinsvorsitzende.
- Nachfolgend wären der Finanzverantwortliche, der 2. Vorsitzende und bei Verhinderungen die anderen zeichnungsberechtigten Vorstandsmitglieder.
Ideelle Vereinsvörgänge, die natürlich auch in Ihrer Gemeinschaft vorher abgesprochen sein sollten, können im Schriftverkehr von einem Vorstandsmitglied, in der Regel dem Vorsitzenden, unterschrieben werden.
Wichtig ist bei der Verteilung der Unterschriftsberechtigungen ein Sicherungssystem, um den Missbrauch von Unterschriften zum Nachteil des Vereins zu verhindern.