Vereinsprotokoll: In der Satzung regeln
Da es keine gesetzlichen Regelungen zum Vereinsprotokoll gibt, müssen Sie in der Satzung die Protokollführung regeln. Allein schon deshalb, weil das Vereinsprotokoll Beweisfunktion hat – das bedeutet, dass der Inhalt eines ordnungsgemäß erstellten Protokolls so lange als richtig gilt, bis das Gegenteil bewiesen werden kann.
Auch ohne bestimmte gesetzliche Vorschriften zum Vereinsprotokoll gibt es Mindestangaben, die das Protokoll schon aus Beweiszwecken erfüllen sollte. Denn nur so kann man später nachprüfen, ob Beschlüsse rechtlich einwandfrei zustande gekommen oder anfechtbar sind.
Vereinsprotokoll: Diese Angaben gehören hinein
Bei Beschlüssen der Mitgliederversammlung – die Sie gemäß BGB protokollieren müssen – gehören folgende Angaben ins Vereinsprotokoll:
- Ort und Tag der Mitgliederversammlung
- Bezeichung des Versammlungsleiters und Protokollführers
- Wortlaut der gefassten Beschlüsse.
Dabei müssen Sie auf konkrete Angaben achten! Wenn Max Mustermann zum Vorsitzenden gewählt wird, muss im Protokoll etwas stehen wie:
"Zum ersten Vorsitzenden wurde Max Mustermann, Dackelzüchter aus Musterstadt, Musterweg 15, gewählt."
Nicht ausreichend wäre: "Unser langjähriges Mitglied Max Mustermann wurde zum ersten Vorsitzenden gewählt."
Abstimmungsergebnisse müssen immer zahlenmäßig angegeben werden: 20 Ja-Stimmen, 10 Nein-Stimmen, 2 Enthaltungen.
Bei Wahlen müssen Sie auch die Erklärung des Gewählten über die Annahme des Amtes im Vereinsprotokoll vermerken.
Vereinsprotokoll bei Satzungsänderung und Vorstandswechsel
Bei einer Satzungsänderung oder Änderungen im BGB-Vorstand muss immer Protokoll geführt werden – denn diese Änderungen werden auch ins Vereinsregister eingetragen. Bei der Wahl neuer Vorstandsmitglieder erhält das Registergericht eine Kopie des Versammlungsprotokolls.
Dieses Vereinsprotokoll muss enthalten:
- Ort und Tag der Versammlung
- Name des Versammlungsleiters und des Schriftführers
- Zahl der erschienenen Mitglieder
- Feststellung über form- und fristgerechte Einberufung der Mitgliederversammlung
- Tagesordnung mit der Erklärung, ob die Wahl / Satzungsänderung in der Einladung angekündigt war
- Feststellung der Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung
- Gefasste Beschlüsse und Angabe der Abstimmungsergebnisse (Zahlen)
- Namen, Geburtstsdaten und Adressen der gewählten Vorstandsmitglieder
- Erklärung der Annahme der Wahl der Gewählten
- Unterschriften der Personen, die laut Satzung das Protokoll unterzeichnen müssen.
- Bei Satzungsänderungen: Die geänderten Satzungsregelungen mit vollem Wortlaut und Annahme der neuen Satzung durch die Mitgliederversammlung.