Nur wenn ein Vorstand fehlt, kann gerichtlich ein Notvorstand bestellt werden. Diese Voraussetzung ist gegeben, wenn
- kein Vorstand vorhanden ist,
- das Fehlen eines Vorstandsmitglieds eine Beschlussfassung unmöglich macht,
- es an der erforderlichen Zahl für eine Gesamtvertretung fehlt.
In der Praxis können die Voraussetzungen für die Bestellung eines Notvorstands so aussehen:
Vorstandsmitglieder sind aus dem Amt geschieden, ob durch Zeitablauf oder Niederlegung. Weiterhin fehlt ein Vorstandsmitglied wegen einer längeren Erkrankung oder auf Grund eines längeren Auslandsaufenthaltes (nicht Urlaub). Nur dann, wenn der Verein es nicht mehr schafft, sich durch eigene Maßnahmen selbst zu helfen, kann an die Bestellung eines Notvorstands gedacht werden, etwa wenn eine Einberufung einer Mitgliederversammlung nicht mehr möglich ist.
Weiterhin muss gegeben sein, dass nur durch einen Notvorstand Schaden vom Verein abgewendet werden kann oder ansonsten die erforderliche Handlungsfähigkeit des Vereins verloren geht. Beispiele: Der Verein wurde verklagt und muss Fristen vor Gericht einhalten oder pünktlich gegen einen Steuerbescheid Einspruch einlegen.
Bei dem Gericht, bei dem der Verein im Vereinsregister eingetragen ist, liegt die Zuständigkeit für die Bestellung des Notvorstands. Die Entscheidung trifft allerdings nicht der Richter, sondern ein Rechtspfleger. Der Antrag muss schriftlich gestellt werden, und darin muss dargelegt werden, dass die Voraussetzungen für die Bestellung des Notvorstands gegeben sind.
Der Antrag kann durch alle Personen gestellt werden, die ein schutzwürdiges Interesse daran haben, dass ein Notvorstand bestellt wird. Dies sind Vereinsmitglieder und Vorstandsmitglieder, auch wenn sie bereits ausgeschieden oder abberufen sind. Aber auch Dritte, die einen Rechtsanspruch gegenüber dem Verein durchsetzen wollen, können den Antrag stellen.