Wenn die tollen Tage im Karneval vorbei sind, wo die Vereinsmitglieder gefordert waren, Kappenabende zu organisieren und sich an Faschings-Events anderer Vereine zu beteiligen, kehrt mit dem Aschermittwoch auch Ruhe ins Vereinsleben ein. In der Fastenzeit veranstalten zwar einige Vereine ihre Jahresversammlungen, aber für Feste und Feiern ist in den Tagen von Aschermittwoch bis Ostern kein Platz. Gerade hier sollten Vereine Rücksicht auf die religiösen Bedürfnisse der Menschen legen.
Die tollen Tage sind vorbei – die Fastenzeit beginnt
Im Vereinsvorstand wurden die Termine für die Highlights und traditionellen Veranstaltungen im Jahreslauf bereits festgelegt. Es bietet sich an, in der Fastenzeit die Öffentlichkeitsarbeit hierfür vorzubereiten. Wenn die nächsten Vereinsaktivitäten anstehen, fehlt meist die Zeit, sich intensiv um die Werbung für die Events zu kümmern. Wenn Sie beispielsweise ein Frühlingfest planen oder eine Maibaumaufstellung, sollten Sie rechtzeitig die Öffentlichkeitsarbeit in Gang setzen, damit diese Events ein Erfolg werden.
Zeitplan und Adressenliste für die Öffentlichkeitsarbeit erstellen
Die 40 Tage zwischen Aschermittwoch und Ostern – so lange dauert die Fastenzeit – sollten Sie nutzen, um die Adresslisten auf den aktuellen Stand zu bringen und einen Zeitplan zu erstellen, wann die Mitglieder angeschrieben werden sollen und welche Medien zu welchem Zeitpunkt beliefert werden müssen, damit die Veranstaltungen rechtzeitig veröffentlicht werden.
Öffentlichkeitsarbeit verlangt zwar ein gewisses Maß an Kreativität, was die Gestaltung von pfiffigen Plakaten oder Einladungsschreiben für Events im Verein betrifft, aber es ist auch organisatorisches Talent und vernetztes Denken gefordert, um eine effektive Werbung umzusetzen.
Nutzen Sie soziale Netzwerke für die Öffentlichkeitsarbeit im Verein
Die sozialen Netzwerke wie Twitter, Facebook und Co sind hervorragend geeignet, um auf Vereinsevents aufmerksam zu machen. Wenn Sie als Privatperson ein eigenes Konto bei einem sozialen Netzwerk wie Facebook haben, können sie relativ unkompliziert eine Gruppe eröffnen und Vereinsmitglieder und Interessierte dazu einladen. Hier können Sie dann die entsprechenden Events posten und auch gezielt Einladungen verschicken.
Eine Checkliste für die Öffentlichkeitsarbeit im Verein erstellen
Da viele Veranstaltungen des Vereins sich in jedem Jahr wiederholen, empfiehlt es sich, einmal eine Checkliste für die Öffentlichkeitsarbeit zu erstellen und sie dann immer wieder auf den aktuellen Stand zu bringen. Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt sein:
- Art der Veranstaltung und Datum
- Adressliste für persönliche Einladungen
- Pressemitteilungen in den verschiedenen Medien
- Druckaufträge (Plakate, Flyer)
- Delegation von Aufgaben: Wer macht was?
Für alle diese Aufgaben sollten Sie Deadlines festlegen, damit kein wichtiger Termin verstreicht. Es ist nicht nur unprofessionell, wenn die Flyer für einen Event erst zwei Tage vor dem Tag der Veranstaltung verteilt werden, sondern auch peinlich. Ganz zu schweigen, dass die Investition als "rausgeschmissenes Geld" bezeichnet werden kann, weil der beabsichtigte Werbe-Effekt gar nicht erzielt wird.
Öffentlichkeitsarbeit ist für einen Verein sehr wichtig. Lesen Sie dazu auch folgende Artikel: