"Begrüßung, Protokoll der letzten Jahresversammlung, Rechenschaftsberichte, Entlastung des Vorstands usw.". So oder ähnlich sieht die Tagesordnung für die meisten Jahreshauptversammlungen von Vereinen aus. Für die Mitglieder ist es nicht verlockend, sich einen Abend, beziehungsweise einen Nachmittag am Samstag oder Sonntag um die Ohren zu schlagen, wenn der Spaßfaktor gering ist.
Eine moderne Vereinsführung schneidet die alten Zöpfe verkrusteter Rituale ab, um Ehrenamtliche zu motivieren und neue zu gewinnen. Das gilt nicht nur für die Vereinsstruktur, sondern auch für die Gestaltung der in der Satzung verankerten Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen.
Bürgerschaftliches Engagement fördern
Eine klare Struktur ist auch bei lebendig gestalteten Mitgliederversammlungen nötig. An ihr orientiert sich die Versammlungsführung, die in der Regel vom Vorsitzenden übernommen wird. Schon hier können neue Formen den Verlauf einer Versammlung oder Sitzung auflockern und zu mehr Motivation von Ehrenamtlichen beitragen und bürgerschaftliches Engagement fördern.
Moderation der Tagesordnung locker gestalten
Muss immer der Vorsitzende durch alle Tagesordnungspunkte führen? Diese Frage kann mit einem klaren "Nein" beantwortet werden. In vielen Vereinen und Verbänden gibt es Ehrenamtliche, die hervorragende rhetorische Fähigkeiten besitzen und eine an sich trockene Tagesordnung mit Esprit und Witz moderieren.
Der Vorsitzende gibt seine Verantwortung nicht ab, sondern hat immer noch die Versammlungsleitung. Wie die Aufgabenverteilung erfolgt, muss in der Vorbereitung zur Versammlung geklärt und strukturiert werden.
Die gute Vorbereitung als Grundstock für Kurzweil
Eine Mitgliederversammlung muss gut vorbereitet sein, damit die Tagesordnung stringent abgearbeitet werden kann. Anwesenheitslisten sind vorher auszudrucken und in die Sitzung mitzubringen, um nicht unnötig Zeit für das handschriftliche Vorbereiten während der Versammlung zu verplempern.
Informationsunterlagen sollten bereits mit der Einladung zur Mitgliederversammlung verschickt oder in ausreichender Zahl zur Versammlung mitgebracht werden. Auf das langatmige Verlesen des Protokolls der letzten Jahresversammlung kann verzichtet werden, wenn ein entsprechender Beschluss gefasst wird. Als Alternative ermöglicht der Schriftführer jedem interessierten Mitglied, das Protokoll bei ihm einzusehen.
Elemente zur Visualisierung einsetzen
Eine Mitgliederversammlung wird lebendiger, wenn Themen visualisiert werden, zum Beispiel in einer Power-Point-Präsentation, ein kurzer Film gezeigt wird oder auf ein Flip-Chart ein plakativer Leitfaden aufgeschrieben oder gezeichnet wird. Den Mitgliedern und ehrenamtlich Engagierten ist während der Versammlung die Möglichkeit zu bieten, sich aktiv in einer Art "Workshop"-Atmosphäre an der Gestaltung der Mitgliederversammlung zu beteiligen.
Die Checkliste erleichtert die Vorbereitung
Zur Vorbereitung einer Mitgliederversammlung oder Sitzung hier die wichtigsten Punkte für eine Checkliste zusammengefasst:
- mit dem geschäftsführenden Vorstand die Themen und Aufgabenverteilung abklären
- Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten vorab verschicken oder in ausreichender Zahl zur Mitgliederversammlung mitbringen
- Anwesenheitslisten formatieren und ausdrucken
- Tagesordnung und Themen visualisieren (Power-Point-Präsentation, Flip-Chart etc.)
- Moderation zur Tagesordnung vorbereiten und in Notizen zusammenfassen
- Protokoll der letzten Mitgliederversammlung ausdrucken und auslegen