Der Vorstand verwaltet das Vereinsvermögen nur "treuhänderisch" im Auftrag der Vereinsmitglieder. Deshalb ist es unerlässlich, die Kassenführung regelmäßig zu überprüfen, damit Unregelmäßigkeiten sofort unterbunden werden können.
Wie oft hat man schon erlebt, dass Gelder von Vereinsmitgliedern unterschlagen wurden und nicht nur die Gemeinnützigkeit des Vereins, sondern die komplette Vereinsstruktur auf dem Spiel stand, weil das Vereinskonto leer geräumt wurde. Deshalb ist in jeder Vereinssatzung eine Kassenprüfung verankert. Dafür müssen in der Mitgliederversammlung zwei Revisoren gewählt werden, die nicht dem Vorstand angehören dürfen.
Vorsicht bei der Wahl von Revisoren
Gerade bei kleinen Vereinen mit wenigen Mitgliedern, besonders bei Neugründungen, wird nicht selten der Leichtsinn begangen, Familienangehörige von Vorstandsmitgliedern als Revisoren einzusetzen. Das kann zu erheblichen Konflikten führen. Den Mitgliedern eines neu gegründeten Vereins ist zu raten, lieber eine Nachwahl vorzunehmen, wenn Neueintritte es möglich machen, wirklich geeignete Revisoren zu finden.
Hieb- und stichfeste Kassenprüfung
Bei einer Mitgliederversammlung muss immer auch ein Kassenbericht gegeben werden und die Entlastung des Vorstandes, insbesondere des Schatzmeisters bzw. Kassiers, erfolgen. Das ist in den meisten Vereinssatzungen auch vorgegeben. Die Entlastung wird in der Regel von den Revisoren (Kassenprüfern) beantragt. Dem Antrag zur Entlastung muss eine hieb- und stichfeste Kassenprüfung vorausgehen.
Leider ist der Aufgabenbereich gesetzlich nicht geregelt und der Umfang der Kassenprüfung nicht vorgegeben. Umso mehr sollten Vorstand und Vereinsmitglieder Wert darauf legen, zuverlässige Kassenprüfer zu gewinnen, die nicht nur mal kurz drüber schauen, ob die Belege mit den Buchungen überein stimmen.
Bei großen Vereinen, wo viel Geld bewegt wird, ist es ratsam eine qualifizierte Kassenprüfung vorzunehmen. Es sollte versucht werden Leute vom Fach zu gewinnen. Steuerberater, Bankkaufleute oder Finanzexperten wie Wirtschaftsingenieure, Betriebswirtschaftler und andere kaufmännisch versierte Menschen sind hervorragend für diesen Job geeignet. Sie haben einen Blick dafür, ob die Kasse exakt geführt wird oder nicht.
Die Vereinsorgane müssen lückenlos Auskunft geben
Die Vereinsorgane, insbesondere die Vorstandsmitglieder, sind verpflichtet den Kassenprüfern lückenlos Auskunft zu geben. Zwar müssen die Revisoren nicht alle Buchungsvorgänge nachprüfen, sollten aber von ihrem Recht Gebrauch machen, bei Unklarheiten nachzufragen oder dort einzuschreiten, wenn es sich um eine besonders hohe Ausgabe handelt, die nicht nachvollzogen werden kann. Der Vorstand kann sich nicht auf ein Schweigerecht berufen, denn das gibt es gegenüber den Revisoren nicht.
Beim Prüfungsbericht Beanstandungen aufzählen
Die Vereinsorgane sind verpflichtet, den Revisoren alles Wesentliche mitzuteilen. Sie dürfen nichts verschweigen oder falsch darstellen. Auf der anderen Seite müssen die Revisoren Auskunft über sämtliche Vereinsverhältnisse verlangen.
Wenn sie ihren Bericht in der Mitgliederversammlung geben, sollten sie erläutern, in welcher Art und in welchem Umfang sie während des Geschäftsjahres geprüft haben und ob die Prüfung zu wesentlichen Beanstandungen Anlass gegeben hat. Was eine "wesentliche Beanstandung" ist, ist im Einzelfall zu entscheiden. Wenn es keine Beanstandungen gibt, ist es umso besser für alle Beteiligten im Verein.
In Geldangelegenheiten ist ein Verein verpflichtet, alle Karten auf den Tisch zu legen. Lesen Sie hierzu auch folgenden Artikel:
Wenn Geld in der Vereinskasse fehlt