Als erstes sollte zum allgemeinen Verständnis geklärt werden, was eigentlich Verwaltungsaufgaben sind und wozu diese da sind. Verwaltungsaufgaben benötigt man, damit die Organisation des Vereins sinnvoll gestaltet wird, um den Vereinsbetrieb als solches aufrechtzuerhalten.
Es steht also alles im Zeichen einer guten Organisation. Um einen Verein wirklich erfolgreich zu führen, ist es also zwingend notwendig, die wichtigsten Aufgaben innerhalb einer Vereinsverwaltung zu kennen.
1. Finanzen und Rechnungswesen
In diesen eher buchhalterischen
Bereich fallen alle Aufgaben, die mit Zahlen und Geld zu tun haben.
Dabei spielen die Grundsätze des Rechnungswesen wie Nachvollziehbarkeit,
Gewissenhaftigkeit oder Vollständigkeit auch im Vereine eine wichtige
Rolle. Der ganze Aufwand wäre nämlich für die Katz, wenn nachlässig
irgendwo Fehler gemacht werden, die nicht mehr zurückverfolgt werden
können.
2. Registratur
Eng mit dem ersten Punkt verbunden muss eine gute
Registratur mit Hilfe einer geeigneten Archivierung bestehen. Erst dann
ist auch das Rechnungswesen effektiv.
3. Mitgliederverwaltung
Das höchste Gut eines Vereins sind seine
Mitglieder. Denn erst durch die Mitglieder wird ein Verein zu dem, was er
ist. Es geht doch vor allem um gesellschaftliche Aspekte bei unseren
Vereinen. So wichtig die Mitglieder also für unsere Vereine sind,
genauso sensibel sollte man die eigene Mitgliederverwaltung führen.
Zur
Aufgabe der Mitgliederverwaltung gehören auch Dinge wie Ehrungen. Also
ist die Mitgliedslänge auch in den Karteien festzuhalten. Ebenfalls
wichtig sind die Mitgliedsbeiträge. Mitgliedsbeiträge sind sichere
Einnahmen. Es macht also wirklich Sinn, sich hier besonders große Mühe
zu geben.
4. Materialverwaltung
Welche Gegenstände besitzt der Verein? Wie alt sind diese? Wann wurden Sie angeschafft? Zu welchem Preis wurden diese angeschafft? Alles Fragen, die in einer guten Materialverwaltung zu finden sind. Übrigens kann Ihnen die Aufgabe auch erleichtert werden, wenn jeder Gegenstand auch eigene Kartei und Nummer bekommt. So wissen Sie zum Beispiel immer, was am ältesten ist und zuerst ausgetauscht werden muss.
5. Dokumentation des Vereinsbetriebs
Hier sollte jeglicher Schriftverkehr zu finden sein, der für den Vereinsbetrieb relevant ist. Am besten so geführt und organisiert, dass der Nachreiter sich intuitiv zurechtfindet.
5 Aufgaben, die Ihnen aber einiges abverlangen. Es sind aber auch Aufgaben, auf die Sie wirklich Wert legen müssen. Denn ohne diese werden Sie nicht wirklich erfolgreich sein.