Die Organisation einer Tombola ist gar nicht so einfach, wie man vielleicht meint. Zumindest dann nicht, wenn an alles Gedacht wird.
Woher nehmen Sie die Preise für die Tombola?
In der Regel hat jeder Verein Partner, Sponsoren, Mäzen oder ganz einfach nur Gönner. Bevor wir selbst Geld in die Hand nehmen, versuchen wir attraktive Preise von unseren Partner und Sponsoren zu bekommen. Oft ist es so, dass zumindest große Nachlässe oder Zuschüsse drin sind, wenn schon nicht die Stereo-Anlage komplett gesponsert wird.
Sprechen Sie systematisch auch Firmen an, die noch nichts mit Ihrem Verein zu tun haben. Vielleicht kann das kleine Engagement bei der Tombola bald zu einem großen werden. Erst nachdem Sie alle Möglichkeiten abgegrast haben, sollten Sie sich auf den Weg in den Handel machen um selbst Geld in die Hand zu nehmen.
Wenn aber alles gut läuft, haben Sie die kompletten Einnahmen der Tombola für Ihren Verein und die freundlichen Spender Publicity sowie die nötige Aufmerksamkeit Ihrer Vereinsmitglieder.
Planen Sie Personal für die Tombola ein
Eine Tombola organisiert sich nicht von alleine. Das Personal, das hier eingesetzt wird, muss gut besetzt und strukturiert sein. Sie fragen sich jetzt: Personalplanung bei einer Tombola? Ich sage Ihnen: Ja!
Setzen Sie ein oder zwei Mitglieder allein für die Akquise an. Verkaufsunterstützend kann ein Programmheft gestaltet werden, in der die Top-Preise stehen. Sie benötigen eine ausreichende Anzahl an Losverkäufern. Schließlich möchten Sie so viele Lose wie möglich verkaufen. Es wäre schade, wenn das an einer schlechten Personalwirtschaft während der Tombolaplanungsphase scheitern würde und Sie zu wenige Verkäufer angesetzt bzw. eingeplant haben.
Vergessen Sie auch nicht so simple Dinge wie den Verkäufern ausreichend Wechselgeld mitzugeben.
Verkauf und Präsentation der Preise bei der Tombola
Nun kann der Tag der Tombola kommen. Haben Sie an die Lose mit dem richtigen Maß an Nieten und Gewinnen gedacht? Zu viele Nieten können Ihre Gäste und Teilnehmer der Tombola verärgern. Ein gutes Verhältnis ist 1 zu 2, also ein Gewinn zu zwei Nieten.
Auch die Präsentation der Preise ist entscheidend. Umso besser und attraktiver präsentiert oder beworben wird, desto größer ist der Erfolg Ihrer Tombola. Wenn möglich setzen Sie die Preise richtig in Szene. Musik, Durchsagen, Scheinwerfer können den Verkauf richtig ankurbeln. Wenn das nicht möglich ist, sollten Sie zumindest ausreichend Platz für die Tombola einplanen, um alle Preise präsentieren zu können.
Bitte vergessen Sie nicht das Ordnungsamt
Eine letzte wichtige Sache: die Genehmigung. Tombolas müssen grundsätzlich beim Ordnungsamt gegen eine Verwaltungsgebühr angemeldet werden. Dies sollten Sie auf keinen Fall vergessen. Informieren Sie sich bitte auch über die steuerlichen Freigrenzen. Das Finanz- und Ordnungsamt werden Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit Ihrer Tombola.
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