In jedem Fall sollten folgende Kosten berücksichtigt werden:
1) Wettkampfkosten
Darunter zählen zum Beispiel Reinigung, Beschallung, Strom & Wasser, Auf- und Abbau.
2) Verpflegungskosten
Zum Beispiel Catering für Teilnehmer, Helfer, Betreuer etc. während des Events.
3) Kosten der Kommunikation
Diese Kosten sind sehr vielfältig und breit gefächert. Kosten der Kommunikation sind unter anderem Pressemappe, Pressekonferenz, Sponsorenwand, Porto, Druckkosten für Plakate etc., Kosten für Berichterstattung zum Event, Telefonate, Faxe, Give Aways, Sitzungsgetränke oder Häppchen und so weiter.
4) Materialkosten
Zum Beispiel Kosten technischer Geräte, die im Rahmen des Events eingesetzt werden.
5) Gebühren / Steuern
GEMA, Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer, Abgaben an den Verband, Umsatzsteuer etc.
6) Versicherungskosten
Haftpflicht-, Kranken-, Diebstahl-, Unfall-, Vandalismusversicherung Ihres Vereins etc.
7) Geschäftskosten
Kosten für die Erstellung von Logos oder Corporate Design, Printkosten, Telefon, Fax, Papier, Porto, Briefumschläge, Druckkosten und so weiter.
8) Kosten des Rahmenprogramms
Hier werden alle Kosten rund um das Eventprogramm aufgeführt. Dies können zum Beispiel Kosten für den VIP-Bereich, Kinderbetreuung, Aktionsmodule etc. sein.
9) Personalkosten
Sind zum Beispiel Ordner, Security, Hostessen, Kellner, Koch, Moderatoren, Honorar für Künstler oder Bands und so weiter.
10) Sicherheitskosten
Polizei, Feuerwehr, Deutsches Rotes Kreuz, Caritas etc.
Vollständig kann dieser Kostenüberblick nicht sein. Jedes Event hat seine ganz eigenen speziellen Anforderungen. Sie sehen, dass man ganz genau kalkulieren sollte, um nicht am Ende auf die Nase zu fallen. Der Überblick zu den Kosten für Events soll Ihnen und Ihren Verein vor bösen Überraschungen schützen.
Machen Sie sich im Verein nicht mehr Arbeit als nötig
Ich rate Ihnen in einem Organisationskomitee mit mehreren Personen ein Brainstorming zu machen und die Ergebnisse in einer Excel-Tabelle festzuhalten. In der Regel machen Sie sich mit der Excel-Liste nur einmal Arbeit. Diese kann dann für spätere Events auch leicht als TO-DO-Liste umfunktioniert werden. Wieso sich also mehr Arbeit machen als nötig? Auf gutes Gelingen Ihres nächsten Events.