Vor der Durchführung des Events – Der erste Check
Seien Sie als Verantwortlicher des Events morgens früh am Veranstaltungsort. Machen Sie sich ein Bild, ob alle Dienstleister und Mitarbeiter im Zeitplan liegen. Morgens können Sie noch eingreifen. Grobe Mängel in der Zeitplanung sehen Sie schon frühzeitig.
Sie sollten sich beim Check so viel Zeit für Änderungen einräumen, dass Sie bei Problemen auch reagieren und notfalls den Zeitplan ändern oder mehr Helfer beschaffen können. Besser noch: Ein Check-UP mit allen Verantwortlichen und Dienstleistern am Abend vor dem Event.
Der Notfallplan für das Event – Der Helfer in der Not
Ihr wohl bester Freund im Falle eines Supergaus ist der Notfallplan. Was tun wenn Mannschaften kurzfristig abspringen? Was tun, wenn der Hauptact im Stau steht? Was tun, wenn die Würstchen ausgehen? Was tun, wenn das Wechselgeld knapp wird?
Der Notfallplan weiß Rat und Tat. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie sich intensiv Gedanken darüber machen, was im Fall der Fälle zu tun ist. Schreiben Sie Ihre Gedanken auf. In der Hektik kann es passieren, dass der Stress einem zusetzt.
Die richtigen Ansprechpartner am richtigen Ort
Im Organigramm haben Sie die Bereichsverantwortungen zugeteilt. Jetzt ist es wichtig, dass die Verantwortlichen auf Ihrer Veranstaltung am richtigen Ort auftauchen. Zum Beispiel sollte die Turnierleitung zentral gelegen, der Ansprechpartner Sicherheit stets über Handy oder Walky Talky kontaktierbar und eine jederzeit direkt ansprechbare Kontaktperson der anwesenden Agentur zugeteilt sein.
Im Klartext: Die Bereichsverantwortlichen sollten am Veranstaltungstag komplett vor Ort und an einer vorher gut überlegten Stelle platziert sein.
Es kann beim Event immer etwas schief gehen
Es gibt Gewalten auf der Erde, die wir nicht vorhersehen und schon gar nicht beherrschen können. Wenn Mutter Natur es am Veranstaltungstag nicht gut mit Ihnen meint und bei einem Turnier unter freiem Himmel Blitz und Donner auf Sie los lässt, ist auch die beste Planung und Durchführung für die Katz.
Zwar gibt es auch für diese Fälle eine Versicherung, mit der Sie sich vor finanziellen Folgen absichern können, diese sind aber meist teuer und lohnen sich nicht, da das Risiko wirklich von Unwettern überrascht zu werden sich in Grenzen hält. Gegen Feuer jedoch sollten schon im Vorhinein geeignete Maßnahmen ergriffen werden.
Im fünften und letzten Teil der Serie Eventmanagement zeigen ich Ihnen, welche Schlüsse Sie aus der Auswertung Ihrer Veranstaltungen ziehen können.