Als Vereinsvorsitzender hat man die Aufgabe, einem Verein vorzustehen, ihn nach außen zu repräsentieren und auch Versammlungen zu leiten. Wichtige Entscheidungen werden im Vorstandsgremium vorberaten. In der Mitgliederversammlung erfolgt nach ausgiebiger Diskussion oder auch ohne großes Bimborium ein Beschluss über die vom Vorstand vorgeschlagene Maßnahme. Hier schreibt die Satzung des Vereins vor, dass eine Einladung mit einer Tagesordnung erstellt werden muss.
Aber wie ist es mit Vorstandssitzungen? Müssen hier auch Themen vorgelegt werden, die in der vorgegebenen Reihenfolge abzuarbeiten sind? Ein Protokoll ist in jedem Fall zu führen, damit die wichtigsten Argumente und Entscheidungen der Sitzung festgehalten werden. Eine Tagesordnung ist nicht zwingend erforderlich, aber hilfreich, um bei einer Vereinssitzung nicht den Faden zu verlieren und strukturiert vorzugehen.
Was auf der Tagesordnung für eine Vereinssitzung stehen soll
In einer Tagesordnung für eine Sitzung des Vorstands, eines Ausschusses oder der Abteilungsleiter sollte aufgelistet sein, welche Punkte der Versammlungsleiter behandeln will. Um den Teilnehmern der Sitzung die Möglichkeit zu bieten, eigene Vorschläge einzubringen, sollten als letzte Tagesordnungspunkte "Anträge" und "Verschiedenes" aufgenommen werden. Ambitionierte Ehrenamtler haben die Erfahrung gemacht, dass eine gut vorbereitete Vereinssitzung mit Tagesordnung schneller über die Bühne geht als ohne.
Warum eine Tagesordnung die Sitzungsdauer beschleunigt
Der Begriff Ehrenamt sagt bereits aus, dass dort Menschen tätig sind, die sich uneigennützig für einen Verein oder eine Organisation engagieren, mitunter sogar für eine Partei. Deshalb muss es im Interesse aller Beteiligten liegen, eine Vereinssitzung nicht ohne Not länger dauern zu lassen als erforderlich. Eine Tagesordnung befördert das Ziel, möglichst effektiv vorzugehen und die Sitzungsdauer zu beschleunigen.
Zum Einen wissen die Vereinsmitglieder, was ansteht, können sich entsprechend vorbereiten und müssen nicht lange nachfragen. Zum Anderen liegt ein roter Faden vor, an dem sich die Sitzungsteilnehmer von Thema zu Thema entlang bewegen und sich so stringent bis zum letzten Tagesordnungspunkt vorarbeiten.
Beispiel für eine Tagesordnung
Eine Tagesordnung für eine Mitgliederversammlung, meist eine Jahreshauptversammlung, hat feste Vorgaben. Für eine Aussschussitzung oder für eine Tagung von Abteilungsleitern muss das nicht so streng gesehen werden. Aber folgende Punkte sollte sie enthalten:
- Begrüßung, Bekanntgaben
- Genehmigung des Protokolls der vorhergehenden Vereinssitzung
- Thema 1
- Thema 2
- Anträge
- Verschiedenes
Nach den jeweiligen Erfordernissen kann die Anzahl der Tagesordnungspunkte durch weitere Themen erhöht werden. Das Protokoll der letzten Vereinssitzung muss nicht zwingend verlesen werden. Es kann den Vereinsmitgliedern vorab per E-Mail zugeschickt werden.
Vereinssitzungen gut zu leiten ist ein wichtiges Thema. Lesen Sie hierzu auch folgende Artikel:
- Zur Mitgliederversammlung im Verein eine Tagesordnung erstellen
- So moderieren Sie eine Mitgliederversammlung