Um Sport- oder Kulturbegeisterte zahlreich an Ihren Verein zu binden, müssen Sie der Öffentlichkeit etwas bieten. Interessante und erfolgreiche Vereinsaktivitäten auf dem Sport- und Kultursektor entstehen nicht von allein und auch nicht nur durch die eigene ehrenamtliche selbstlose Mitgliederschaft. Qualitative Sportler und Kulturschaffende, die die Popularität Ihrer Gemeinschaft nach vorne bringen, sind im seltensten Fall für ´n Appel und ´n Ei zu begeistern. Die Buchführung der Finanzen Ihres Vereins muss da klar unterscheiden.
Aufwandsentschädigung und Vergütung in der Buchführung eines Vereins
Gewähren Sie als Verein aktiven Mitgliedern Ihrer popularitätsfördernden Gemeinschaftsaktivitäten einen finanziellen Zuschuss, müssen Sie in Ihrer Buchführung Aufwandsentschädigung und Vergütung trennen.
Zahlen Sie an einen Sportler oder Kulturschaffenden für den eingebrachten Zeitaufwand und die Erbringung einer Leistung im Rahmen einer Vereinsaktivität eine Vergütung, gilt diese Zahlung als Entlohnung eines abhängig oder selbstständig Beschäftigten. Daran schließen sich steuerliche Abgaben an, denn Sie fungieren in diesem Moment als Arbeitgeber.
Wenn Sie diese Fakten in Ihrer Buchführung nicht beachten, kann es Ihnen bei der finanzamtlichen Überprüfung steuerlich und gemeinnützig an den Kragen gehen. Denn als gemeinnütziger Verein dürfen Sie Ihre Mitglieder für ihre Vereinstätigkeit nicht entlohnen. Wobei es bei höherklassigen und massenpopulären Aktivitäten Sonderregelungen gibt, welche aber steuerrechtlich in der Buchführung geregelt sein müssen.
Die Aufwandsentschädigung in der Buchführung eines Vereins
Die Masse der Vereine bewegt sich am unteren Rand öffentlichkeitswirksamer Vereinsaktivitäten und sollte sich nicht unnötig im Vergütungsdickicht verirren. In diesen Regionen kommt die Aufwandsentschädigung in Betracht. Mit dieser können Sie die direkten Aufwendungen für eine persönliche und aktive Teilnahme an einer Vereinsaktivität rückerstatten.
Bei der Erstattung von Aufwendungen an aktive Vereinsmitglieder gilt es, finanzrechtliche Regeln einzuhalten:
- Ersetzt werden die tatsächlichen Ausgaben, die zur Ausübung der Vereinsaktivität entstanden sind.
- Die Aufwendungen können konkret oder pauschal ersetzt werden.
- Die Höhe der Aufwandsentschädigung wird vom Verein maximal im Rahmen der Gemeinnützigkeit und der jeweiligen Steuerbefreiung gezahlt (Begrenzungen sind im Finanzamt zu erfragen).
- Bei Einhaltung dieser Regelung müssen Sie als Verein in der Buchführung nichts weiter beachten.
- Vorsicht: Bei Überschreiten der Zahlungen möglicher Summen tritt für den Verein die Steuerrechtsgebung in Kraft!
- Der vereinsaktive Erstattungsempfänger muss den Empfang der Zahlungen dem Finanzamt melden!
- Zu diesem Zweck muss für den Zahlungsempfänger und für den buchführenden Verein jeder Zahlungsvorgang offiziell quittiert werden.