Kontoauszüge
Belege für Kontoauszüge sind unbedingt über das Jahr aufzuheben, um dem Finanzamt bestimmte Dinge nachweisen zu können. Es empfiehlt sich sogar eine Aufbewahrungsdauer von drei bis vier Jahren, beispielsweise, um einen bestimmten Anspruch nachweisen zu können. Im Falle von regelmäßigen Zahlungen (Miete, Unterhalt etc.) sind Bankunterlagen und Kontoauszüge vier Jahre lang aufzubewahren, bei einmaligen Zahlungen zwei Jahre.
Fonds-Unterlagen – Wie lange aufheben nach Vertragsauflösung?
Belege für Fonds-Unterlagen müssen nach einer Auflösung des Vertrags nicht mehr aufbewahrt werden. In der Steuererklärung sind zwar die Zinserträge anzugeben, aber belegseitig ist keine Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben. Sie sollten dennoch diese Belege zur eigenen Sicherheit zwei bis drei Jahre aufheben, aber Sie müssen es nicht.
Versicherungspolicen
Versicherungspolicen sind generell aufzubewahren, solange der Versicherungsvertrag besteht.
Versicherungsunterlagen aus DDR-Zeiten
Das grüne Versicherungsbuch aus der DDR und die Arbeitsamtschreiben zurückliegender Jahre brauchen Sie zwar nicht mehr länger aufzubewahren, aber Sie sollten es trotzdem für Ihre Rentenersatzleistungen tun. Und zwar so lange, bis die Rentenkontenklärung erfolgt ist. Mit den Unterlagen könnten im Falle eines Falles fehlende Zeiten nachgewiesen werden.
Kirchenaustrittserklärungen aufheben?
Diese Unterlagen sollten Sie zu den Dauerbelegen packen, weil sie bei Umzügen und Veränderungen häufig nicht mitwandern und das Finanzamt diese Gebühren mitunter nach wie vor kassieren will, weil die Beamten in den Registern gesehen haben, dass Sie getauft wurden.
Weitere Dauerdokumente unter den besonders wichtigen Belegen sind neben Steuerbescheid und Kirchensteuerbescheid sowie Kirchenaustrittsbescheid auch:
- Rentenbescheide
- Versicherungspolicen (mit Versicherungsleistungen)
- Testament
- Grundbucheintrag
- notariell beglaubigte Schenkungen
- Eigentumswohnung, Haus
Niemals wegwerfen sollten Sie auch andere private Belege:
- Bescheinigungen des beruflichen Werdegangs (lückenlos durch Schul- und Ausbildungszeugnisse, Immatrikulationsbescheinigungen Arbeitszeugnisse, Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise, Gehaltsabrechnungen)
- Private Dokumente (Personalausweis, Reisepass, Führerschein)
- Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Familienangehörigen
- Ärztliche Gutachten
- Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten
Kaufquittungen
Auch diese werden häufig Bestandteil der Steuererklärung und Sie müssen sie daher entsprechend aufbewahren, allerdings zu unterschiedlich langen Fristen. Unabhängig davon werden sie benötigt für Garantieleistungen, Umtausch etc. und Sie sollten diese Belege mindestens über die Garantiezeit hinweg aufheben.
Aus Alltagsgeschäften gibt es eine Verjährungsfrist Ihrer Rechnungen von drei Jahren. Auch den dazugehörigen Kontoauszug sollte man drei Jahre lang aufbewahren. Sonstige Dokumente, wie obige Kaufquittungen/ Kassenzettel (z. B. die Rechnung für eine Uhr-Reparatur) können Sie zwar wegwerfen (keine Aufbewahrungspflicht), sollten diese aber dennoch vier bis fünf Jahre für eventuelle Gewährleistungsansprüche aufheben.
Am besten legen Sie sich für diese Dokumente einen Ordner an. Im Text markieren Sie sich Ihre Daten. Nach dem abgelaufenen Jahr entsorgen Sie die nicht mehr benötigten Belege und legen den Ordner wieder für das nächste Jahr an.
Mietverträge, Belege zur Eigentumswohnung
Mietverträge und zugehörige Belege sollten (keine Pflicht) nach Beendigung des Vertragsverhältnisses noch etwa drei Jahre bis zur Verjährungsfrist aufbewahrt werden. Für Nebenkostenabrechnungen werden vier Jahre empfohlen, weil Sie diese als notwendige Unterlagen bei eventuellen Wohnbeihilfe-Anträgen benötigen.
Eigentumswohnung / Haus: Können auch dann noch Ansprüche aus dem alten Mietverhältnis bestehen, wenn Sie vor Jahren schon Ihre Eigentumswohnung gekündigt haben? Nein. Die Rechnungen für Ihre Eigentumswohnung oder Ihr Haus sollten Sie allerdings sammeln und aufbewahren, da diese im Falle eines Verkaufes behilflich sind, den Wert des Hauses / der Eigentumswohnung festzustellen.
Belege zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
Sie müssen die Belege aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht aufbewahren. Aber Sie sollten sie wenigstens übers Jahr aufheben, und zwar bis dahin, wo vom Arbeitgeber die Lohnsteuer und die Versicherungsbeiträge bescheinigt wurden. Dann können Sie laufende Lohnabrechnungen entsorgen. Allerdings wird oftmals empfohlen, Ihre Arbeitsunterlagen komplett zu lassen und als Dauerbelege einzuordnen.
Belege zur Selbstständigkeit
Wenn Sie vor Jahren einmal eine Selbstständigkeit ausgeübt haben, beispielsweise eine Zeit lang eine Vertriebsform von Amway geführt haben, somit selbstständiger Vertriebspartner waren und eine Bilanz aufzustellen hatten, dann fallen diese Belege unter die unternehmerischen Aufbewahrungsfristen. Hier gelten die beiden Fristen: für steuerliche Belege sechs und zehn Jahre für alle übrigen Belege des Unternehmers – verbindlich nach Gesetz.
Wie lange hätten Sie die Belege für eine kleine Firma, die Sie einmal geführt haben, aufbewahren müssen und was kann Ihnen nun passieren, wenn Sie bei einer Lohnsteuerprüfung nicht mehr alle ehemaligen Belege aus dieser Zeit vorlegen können? Müssen Sie Ersatzbelege schreiben oder gar mit größerem Ärger rechnen?
Was Sie in einem solchen Falle benötigen, sind vor allem gute Gründe für das Finanzamt. Sie müssen nachweisen, wie hoch der Aufwand war. In der Regel haben die Ämter die Daten längst selbst elektronisch vorliegen und es ist kein allzu großes Problem, wenn für dieses und jenes die Belege nicht mehr vorhanden sind.
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