So erstellen Sie Testdaten
Möglichkeit 1: Mischen Sie die Inhalte der Datensätze
Wenn Sie die Informationen beispielsweise der ersten fünf Spalten einer Tabelle einfach durchmischen, wird die Nachvollziehbarkeit deutlich erschwert. Je mehr gemischt wird, desto besser.
Möglichkeit 2: Verfremden Sie identifizierende Merkmale
Eine Identifizierung ist praktisch unmöglich, wenn Sie alle Felder verfremden, über die Bezug zu einer natürlichen Person hergestellt werden kann. Je mehr Sie verfremden, desto mehr entsprechen die gewonnenen Testdaten datenschutzrechtlichen Anforderungen. Ausnahmsweise gilt: Viel hilft viel!
Dokumentieren Sie die Entstehung der Testdaten
Wichtig ist für Sie als Datenschutzbeauftragten, dass Sie immer nachvollziehen können, wie die Testdaten zu Stande gekommen sind. Denken Sie beispielsweise an den Fall, dass die Aufsichtsbehörde wissen will, wann, wie und wo die Kundin „Maria Mei“ in die Verwendung ihrer Daten eingewilligt hat. Ohne eine Dokumentation Ihrerseits werden Sie sehr viel Überzeugungsarbeit leisten müssen. Mit einem Aktenvermerk können Sie im Fall der Fälle schnell Missverständnisse aufklären.
So arbeiten Sie kostengünstig
Wahrscheinlich müssen Sie als Datenschutzbeauftragter auch darauf achten, dass der Datenschutz in Ihrem Unternehmen möglichst kostengünstig umgesetzt wird. Deshalb bietet es sich auch an, die Testdaten von Praktikanten erstellen zu lassen. Denken Sie daran, dass auch Praktikanten und Studenten auf das Datenschutzgeheimnis nach § 5 BDSG verpflichtet werden müssen.
Idealerweise halten Sie gemeinsam mit der IT-Abteilung in einer Arbeitsanweisung fest, wie die Testdaten erzeugt werden müssen und worauf besonders zu achten ist. Vergessen Sie nicht, dabei darauf hinzuweisen, dass mit der Erledigung dieser Arbeit ein wichtiger Beitrag zum Datenschutz in Ihrem Unternehmen geleistet wird. Gerade Letzteres trägt nicht unerheblich zur Motivation bei.
Praxis-Tipp
Auch gegenüber Ihrer Geschäftsleitung können Sie so punkten. Schließlich haben Sie ja auch Kosten gespart.