Reisekosten: Wie Sie auch 2008 alle Kosten absetzen können

Reisekosten sind eine der größten Kostenpositionen bei den allgemeinen Betriebsausgaben. Lesen Sie hier, welche Reisekosten in 2008 überhaupt noch steuerlich abzugsfähig sind und bei welchen Reisekostenarten Sie zusätzlich noch die Vorsteuer geltend machen können.
1. Dienstreisen im Inland
Fahrtkosten
Fahrtkosten sind in nachgewiesener Höhe steuerlich abzugsfähig. Deshalb: Bewahren Sie sämtliche Belege (Fahrkarten, Flugtickets, Taxi-Quittungen) Ihrer Mitarbeiter bei den Buchungsunterlagen sorgfältig auf. Wenn diese mit dem Firmenwagen unterwegs sind, fallen keine zusätzlichen Kosten an. Benutzen Ihre Mitarbeiter dagegen ihren privaten Pkw für die Dienstreise, können Sie ihnen pauschal 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten.
Mehraufwendungen für Verpflegung
Verpflegungskosten sind immer nur in Höhe der steuerlichen Pauschbeträge abzugsfähig. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand werden nach 3 Zeitstufen (8 Stunden, 12 Stunden, 24 Stunden) gestaffelt.
Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten sind in tatsächlich entstandener Höhe steuerlich abzugsfähig. Eine Höchstgrenze gilt hier nicht. Pauschbeträge für Übernachtungskosten werden nur bei Auslandsreisen gewährt, aber 2008 auch nur noch eingeschränkt. Achten Sie darauf, dass die Rechnungen nicht auf den Namen Ihrer Mitarbeiter, sondern auf den Namen Ihres Unternehmens ausgestellt sind.
Zu den Übernachtungskosten zählen nur die Aufwendungen für die Unterkunft. Die Kosten für das Frühstück zählen nicht dazu. Letztere sind Aufwendungen für Verpflegung. Enthält die Hotelrechnung lediglich einen Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück, kürzen Sie den Rechnungsbetrag um 4,50 Euro. Das gilt nicht für die Vorsteuer.
Achtung: Ab 2008 wird in diesen Fällen die Hotelrechnung für ein Frühstück um 20 % der vollen Verpflegungspauschale, also um 4,80 Euro (20% von 24 Euro), gekürzt.
Reisenebenkosten
Die Ihren Mitarbeitern entstandenen Reisenebenkosten können Sie in nachgewiesener oder glaubhaft gemachter Höhe steuerfrei erstatten, sofern diese beruflich veranlasst sind.
2. Dienstreisen im Ausland
Als Auslandsreisen gelten Reisen von Deutschland in das Ausland und zurück, also auch Reisen, die vom Ausland aus angetreten werden. Es bestehen hinsichtlich der Höhe der steuerlich berücksichtigungsfähigen Pauschbeträge einige Unterschiede zu Inlandsreisen.
Fahrtkosten
Auch bei Auslandsreisen sind Fahrtkosten in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig. Auch hier gilt: Führen Ihre Mitarbeiter die Reise mit ihrem eigenen Fahrzeug durch, können sie auf den Einzelnachweis verzichten und stattdessen den Kilometerpauschbetrag wie sonst auch beanspruchen. Die Zahlungen Ihres Unternehmens sind dann steuerfrei.
Verpflegungsmehraufwendungen
Bei Auslandsreisen gelten in Anknüpfung an das Bundesreisekostengesetz andere Tagessätze. Die Abwesenheitsdauer regelt sich wie bei Inlandsreisen. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand werden also ebenfalls nach den Zeitstufen (8 Stunden, 12 Stunden, 24 Stunden) gestaffelt. Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden darf ein Pauschbetrag nicht berücksichtigt werden. Eine Einzelerstattung der tatsächlich entstandenen Kosten ist nicht möglich.
Übernachtungskosten
Bei Auslandsreisen können Sie im Gegensatz zu Inlandsreisen für die Übernachtungskosten auch einen Pauschbetrag, das so genannte Übernachtungsgeld, ansetzen (ab 2008: nur bei Erstattung durch den Arbeitgeber, wenn keine Kosten unmittelbar übernommen werden). Die Höhe der Pauschbeträge richtet sich danach, in welches Land die Reise führt.
Reisenebenkosten
Hier gelten dieselben Regeln wie bei Inlandsreisen.